BOCP® CRM Workmanager Service Software este o aplicație online destinată firmelor cu activitate de service și mentenanță, ce se pliază la mai multe scenarii de servisare și le permite acestora să își administreze procesul de preluare echipamente, reparații, clienți, fișe service, istoric reparații.
Pentru cine este util?
Funcționalități
De ce online?
Workmanager este oferit în cadrul ERP-ului Business Online Control Panel, o soluție cloud pentru client management, stocuri, facturare și vânzări. Fiind online și integrat în soluția de cloud, oferă mai multe beneficii de menționat:
- aplicația se poate accesa de oriunde, chiar și de tehnicieni care sunt pe drum sau la client și astfel pot verifica istoricul de reparații la un echipament sau stocul pieselor necesare.
- în site-ul service-ului se poate integra un formular de verificare stare reparație, unde clientul poate urmări stadiul lucrărilor, pe baza unui cod primit la recepția echipamentului în service
- backup garantat; în cazul unei defecțiuni al unui echipament de calcul din service datele sunt stocate într-un loc sigur
- se pot urmări și coordona mai multe puncte de lucru, șeful poate urmări lucrările și procesul de lucru a firmei, chiar și dacă nu este la firmă.
Care este procedura de lucru?
Înainte de a intra in detaliile fluxului de lucru, trebuie menționat că oferim două tipuri de licențe:
- Workmanager Simplu – varianta mai simplă pentru cei care sunt la început și doresc doar înregistrarea rapidă a echipamentelor în service, și urmărirea fișelor de service
- Workmanager Plus – varianta mai complexă cu mai multe facilități: stadiu de evaluare, puncte de verificat predefinite, lucrări predefinite, etapă de ofertare, generare contracte
| Intră clientul pe ușă, prezintă echipamentul și defecțiunea. Se creează o fișă service pentru echipament cu datele clientului și datele de identificare al echipamentului cu ID UNIC, obligatoriu (televizor, telefon, aparat electrocasnic sau alt tip). Recepționistul estimează costul reparației. Se generează și se imprimă o fișă service care servește ca și proces verbal de preluare în service. Acesta conține datele clientului și identificatorii aparatului, termeni și condiții și alte texte personalizabile. Fișa apare în lista reparațiilor de făcut iar tehnicienii iau fișele la rând și repară fiecare echipament. Dacă apar întrebări, se marchează pe fișă și recepționistul este alertat să contacteze clientul. Tehnicianul introduce mențiuni sau lucrările efectuate cât și costul acestora; se salvează automat cine și când a introdus lucrarea. În același timp se setează și statusul la fișă: în lucru, gata, întrebare sau alt status personalizabil.Când este gata, sau nu se poate repara, recepționistul este alertat să anunțe clientul. Dacă clientul sună, se poate identifica rapid și ușor echipamentul și stadiul în care se află.La returnare se pot introduce mențiuni finale și se listează un proces verbal de predare/returnare cu lucrările efectuate și costul lor. Opțional se poate imprima bon fiscal sau genera factură fiscală din aplicație.În cazul în care echipamentul revine, se face o fișă nouă de service dar se leagă de fișa echipamentului existent astfel avem și un istoric de reparații și interventii. | Față de procedura de la varianta simplă se mai introduc următoarele etape: La crearea fișei de service se alege tipul de echipament preluat, se pot predefini probleme des întâlnite dintre care se alege cu bife cele aplicabile, se pot predefini servicii care vor fi comandate și care vor apărea pe oferta de preț și factura fiscală. La fiecare tip de echipament se pot defini puncte de verificat (checklist pentru tehnicieni) și la fiecare punct de verificat se pot defini probleme potențiale cât și cauzele posibile.Se predefinesc lucrări și reparații, fiecare cu un cost predefinit și preț vânzare. După crearea fișei de service se introduce o etapă de evaluare, unde un tehnician verifică echipamentul și marchează, conform checklistului pedefinit, ce probleme a identificat, ce piese trebuie înlocuite sau recondiționate și selectează lucrările care trebuie efectuate pentru a repara echipamentul. Rezultatul etapei de evaluare este o ofertă ințială care conține problemele constatate, piesele care trebuie schimbate și serviciile care trebuie efectuate, și totalizează costurile pentru client. Dacă este activ și unul dintre abonamentele care include gestiune stocuri, produsele se pot rezerva de pe stoc atunci când clientul acceptă oferta, se poate urmări ce este pe stoc și se poate plasa comandă pentru piesele care trebuie comandate. Aici se poate conecta și modulul de achizții prin care se pot plasa comenzi către furnizor pentru piesele necesare. Stadiul de evaluare și ofertare este opțional. După evaluare se trece la stadiul de reparație unde apar punctele de efectuat pe baza evaluării în formă de checklist. La finalizarea reparației se generează o vânzare cu serviciile ofertate și se poate emite automat factura fiscală. |
Tabel comparativ cu opțiunile și facilitățile incluse în fiecare tip de licență:
| Opțiune sau facilitate | Workmanager Simplu | Workmanager Plus |
|---|---|---|
| Bază de date clienți |  | |
| Fișe pe echipament | | |
| Fișe service pe incident | | |
| Proces verbal preluare în service | | |
| Proces verbal returnare la client | | |
| Status personalizabil | | |
| Alerte clienți | | |
| Urmărire manopere efectuate | | |
| Mai mulți utilizatori | | |
| Utilizatori cu drepturi de acces | | |
| Istoric reparații pe echipament | | |
| Raport reparații pe tehnician | | |
| Producători, modele și serii predefinite | | |
| Statusuri predefinite personalizabile | | |
| Probleme personalizabile |  | |
| Tipuri de echipamente personalizabile | | |
| Etapă de evaluare | | |
| Servicii comandate predefinite | | |
| Puncte de verificat pe tip echipament | | |
| Defecte predefinite constatate la fiecare punct verificat | | |
| Cauze posibile pentru defecte predefinite | | |
| Listă cu piese necesare de înlocuit | | |
| Listă cu piese de recondiționat | | |
| Introducere constatări inițiale | | |
| Trimitere alerte e-mail din aplicație | | |
| Rapoarte cu lucrări efectuate, fișe în service, piese utilizate etc. | | |
| Conectare cu website, formular online de verificare stadiu (clientul primește cod acces) | | |
| Sabloane documente personalizabile | | |
| Câmpuri bază de date personalizabile | | |
| Alerte reparații neefectuate la timp | | |
| Alerte cu întrebări pentru clienți | | |
| Modul Facturier + Chitanțier Online | | |
| Modul Facturi Proforme | | |
| Modul Registratură | | |
| Modul Ofertare și Comenzi | | |
| Statistici avansate pe tip reparație | | |
| Urmărire echipamente ireparabile din cauza lipsei de piese compatibile | | |
| Încărcare poze la fiecare fișă service* | | |
| Încărcare poze la fiecare problemă identificată în etapa de evaluare* | | |
La acest modul se pot activa următoarele extraopțiuni:
Clienții care au achiziționat acest modul au mai achiziționat și următoarele licențe:
- CRM Dispecerat Service Software – reparații pe teren
- CRM Achiziții și aprovizionare – urmărirea necesarului de achiziționat, plasare comandă la furnizor, asocierea produselor comandate cu fișa service.
- CloudGest Gestiune stocuri și vânzări – urmărirea stocului, necesarului de consum, generare bon consum.
“Apreciez foarte mult sprijinul pe care mi-l oferiți constant și seriozitatea de care dați dovadă la fiecare solicitare pe care o am vizavi de programul de facturare. Am să vă recomand ori de câte ori am ocazia și vă doresc mult succes în continuare cu ceea ce faceți!”Mulțumesc încă o dată!”
“V-am recomandat deja. Va voi recomanda pentru ca imi doresc sa crestem impreuna. Vreau sa fiti una din firmele cele mai performante din domeniul incare activati pentru ca si eu voi fi la randul meu cea mai tare firma pe bucatica mea.”