BOCP Workmanager

BOCP Workmanager este o aplicație online care permite firmelor cu activitate de service și mentenanță să își administreze procesului de preluare echipamente, reparații, clienți, fișe service, istoric reparații.

  • creare fișă pentru fiecare produs preluat
  • istoric reparații și fișe anterioare
  • imprimare fișă
  • generare proces verbal de preluare în service
  • generare proces verbal de returnare
  • devize de lucrări
  • procesare reparații
  • estimare costuri reparații
  • emitere oferte de preț
  • facturare intervenții
  • evaluare echipamente
  • nomenclatoare pentru defecte, reparații, manopere
  • conectare cu gestiune, necesar de consum, consumare produse, vânzări de pe stoc
  • urmărire piese necesare de comandat de la furnizor
  • urmărire status fișă de reparații
  • termen de execuție
  • cont utilizator pentru fiecare angajat
  • registru de reparații și mențiuni pentru fiecare fișă
  • alerte speciale
  • registru de tranzacții pentru fiecare fișă
  • calcul încasări zilnice sau pe o perioadă selectată
  • calcul procente salarii din manopere, după fiecare utilizator

Pentru cine este util?

Recomandăm această aplicație firmelor care funcționează în regim de service, adică preiau de la clienți echipamente, le repară și apoi le returnează clienților.

De ce online?

Workmanager este oferit în cadrul ERP-ului Business Online Control Panel, o soluție cloud pentru client management, stocuri, facturare și vânzări. Fiind online și integrat în soluția de cloud, oferă mai multe beneficii de menționat:

  • aplicația se poate accesa de oriunde, chiar și de tehnicieni care sunt pe drum sau la client și astfel pot verifica istoricul de reparații la un echipament sau stocul pieselor necesare.
  • în site-ul service-ului se poate integra un formular de verificare stare reparație, unde clientul poate urmări stadiul lucrărilor, pe baza unui cod primit la recepția echipamentului în service
  • backup garantat; în cazul unei defecțiuni al unui echipament de calcul din service datele sunt stocate într-un loc sigur
  • se pot urmări și coordona mai multe puncte de lucru, șeful poate urmări lucrările și procesul de lucru a firmei, chiar și dacă nu este la firmă.

Care este procedura de lucru?

Înainte de a intra in detaliile fluxului de lucru, trebuie menționat că oferim trei tipuri de licențe:

  • Workmanager Simplu – varianta mai ieftină, mai simplă și mai directă, pentru cei care sunt la început sau nu au rulaj mare
  • Workmanager Plus – varianta cu mai multe opțiuni pentru service – uri care necesită mai multe facilități: stadiu de evaluare, puncte de verificat predefinite, lucrări predefinite
  • Workmanager Ultra – include gestiune/stoc online, integrat cu comenzi/ofertare clienți, comenzi furnizori, vânzare de pe stoc – toate opțiunile.
Workmanager Simplu
Workmanager Plus și Ultra
Intră clientul pe ușă, prezintă echipamentul și defecțiunea.
Se creează o fișă service pentru echipament cu datele clientului și datele de identificare al echipamentului cu ID UNIC, obligatoriu (televizor, telefon, aparat electrocasnic sau alt tip). Recepționistul estimează costul reparației. Se generează și se imprimă o fișă service care servește ca și proces verbal de preluare în service.
Acesta conține datele clientului și identificatorii aparatului, termeni și condiții și alte texte personalizabile.
Fișa apare în lista reparațiilor de făcut iar tehnicienii iau fișele la rând și repară fiecare echipament. Dacă apar întrebări, se marchează pe fișă și recepționistul este alertat să contacteze clientul. Tehnicianul introduce mențiuni sau lucrările efectuate cât și costul acestora; se salvează automat cine și când a introdus lucrarea. În același timp se setează și statusul la fișă: în lucru, gata, întrebare sau alt status personalizabil.Când este gata, sau nu se poate repara, recepționistul este alertat să anunțe clientul. Dacă clientul sună, se poate identifica rapid și ușor echipamentul și stadiul în care se află.La returnare se pot introduce mențiuni finale și se listează un proces verbal de predare/returnare cu lucrările efectuate și costul lor. Opțional se poate imprima bon fiscal sau genera factură fiscală din aplicație.În cazul în care echipamentul revine, se face o fișă nouă de service dar se leagă de fișa echipamentului existent astfel avem și un istoric de reparații și interventii.
Față de procedura de la varianta simplă se mai introduc următoarele etape: La crearea fișei de service se alege tipul de echipament preluat, se pot predefini probleme des întâlnite dintre care se alege cu bife cele aplicabile, se pot predefini servicii care vor fi comandate și care vor apărea pe oferta de preț și factura fiscală.
La fiecare tip de echipament se pot defini puncte de verificat (checklist pentru tehnicieni) și la fiecare punct de verificat se pot defini probleme potențiale cât și cauzele posibile.Se predefinesc lucrări și reparații, fiecare cu un cost predefinit și preț vânzare.
După crearea fișei de service se introduce o etapă de evaluare, unde un tehnician verifică echipamentul și marchează, conform checklistului pedefinit, ce probleme a identificat, ce piese trebuie înlocuite sau recondiționate și selectează lucrările care trebuie efectuate pentru a repara echipamentul. Rezultatul etapei de evaluare este o ofertă ințială care conține problemele constatate, piesele care trebuie schimbate și serviciile care trebuie efectuate, și totalizează costurile pentru client.Clientul poate accepta oferta iar produsele se pot rezerva de pe stoc, se poate urmări ce este pe stoc și se poate plasa comandă pentru piesele care trebuie comandate. Aici se conectează modulul de comenzi furnizori prin care se pot plasa comenzi către furnizor pentru piesele necesare.Stadiul de evaluare și ofertare este opțională, selectabilă. După evaluare se trece la stadiul de reparație unde apar punctele de efectuat pe baza evaluării în formă de checklist.La finalizarea reparației se generează o vânzare cu serviciile ofertate și se poate emite automat factura fiscală.

Tabel comparativ cu opțiunile și facilitățile incluse în fiecare tip de licență:

Opțiune sau facilitateWorkmanager SimpluWorkmanager PlusWorkmanager Ultra
Bază de date cliențiOKOKOK
Fișe pe echipamentOKOKOK
Fișe service pe incidentOKOKOK
Proces verbal preluare în serviceOKOKOK
Proces verbal returnare la clientOKOKOK
Status personalizabilOKOKOK
Alerte cliențiOKOKOK
Urmărire manopere efectuateOKOKOK
Mai mulți utilizatoriOKOKOK
Utilizatori cu drepturi de accesOKOKOK
Istoric reparații pe echipamentOKOKOK
Raport reparații pe tehnicianOKOKOK
Producători, modele și serii predefiniteOKOKOK
Statusuri predefinite personalizabileOKOKOK
Probleme personalizabileNot OKOKOK
Tipuri de echipamente personalizabileNot OKOKOK
Etapă de evaluareNot OKOKOK
Servicii comandate predefiniteNot OKOKOK
Puncte de verificat pe tip echipamentNot OKOKOK
Defecte predefinite constatate la fiecare punct verificatNot OKOKOK
Cauze posibile pentru defecte predefiniteNot OKOKOK
Listă cu piese necesare de înlocuitNot OKOKOK
Listă cu piese de recondiționatNot OKOKOK
Introducere constatări inițialeNot OKOKOK
Urmărire stocNot OKNot OK OK
Urmărire piese lipsă și necesar de comandatNot OKNot OK OK
Generare comenzi consolidate către furnizori la sfârșitul zilei cu necesarele pentru reparațiiNot OKNot OK OK
Generare bon consum pentru fiecare fișăNot OKNot OK OK
Trimitere alerte e-mail din aplicațieOKOKOK
Rapoarte cu lucrări efectuate, fișe în service, piese utilizate etc.OKOKOK
Conectare cu website, formular online de verificare stadiu (clientul primește cod acces)OKOKOK
Sabloane documente personalizabileOKOKOK
Câmpuri bază de date personalizabileOKOKOK
Alerte reparații neefectuate la timpOKOKOK
Alerte cu întrebări pentru cliențiOKOKOK
Modul Facturier + Chitanțier OnlineOKOKOK
Modul Facturi ProformeOKOKOK
Modul RegistraturăNot OKOKOK
Modul Ofertare și ComenziNot OKOKOK
Modul Recepții marfăNot OKNot OKOK
Modul Comenzi FurnizoriNot OKNot OKOK
Modul Transfer produse între magaziiNot OKNot OKOK
Vânzări produse de pe stoc cu bon fiscal sau factură fiscalăNot OKNot OKOK
Jurnal zilnic de gestiuneNot OKNot OKOK
Urmărire stoc pe conturi de marfă, piese de schimbNot OKNot OKOK
Calcul adaos și profitabilitate pe reparațieNot OKNot OKOK
Rețetar consum produse pentru servicii facturateNot OKNot OKOK
Statistici avansate pe tip reparațieNot OKOKOK
Urmărire echipamente ireparabile din cauza lipsei de piese compatibileNot OKOKOK
Încărcare poze la fiecare fișă service*OKOKOK
Încărcare poze la fiecare problemă identificată în etapa de evaluare*Not OKOKOK

AI ÎNTREBĂRI?