Procesul de preluare comenzi, scăderea stocurilor, pregătirea comenzilor, generare awb, facturare, garanție și documente atașate este unul cu multe potențiale probleme și orice greșeală poate fi costisitoare.
Venim în ajutorul clienților cu mai multe automatizări pentru a elimina erorile umane și si a scade timpul necesar pentru pregătirea produselor pe baza comenzilor venite.
Procesul de comandă este următorul:
- Se preiau comenzile de pe orice platforma online, webshop, marketplace prin conectorul implementat de noi sau se adaugă prin api
- La preluare se rezervă automat stocurile din Gestiune și se trimit noile stocuri disponibile la toate platformele conectate
- Se emit bonurile de vânzare (acestea scad stocul din gestiune și se eliberează rezervările de stoc). Emiterea bonurilor poate fi automatizat și programul poate emite automat bonul de vânzare.
- Pe baza bonului de vânzare putem lista un pickerlist care conține datele comenzii, clientul și ce produse trebuie culese pentru comandă.
- Pickerlist-ul se poate imprima automat din cloud pe o imprimantă în orice locație.
- După ce persoana care face pickingul e gata, poate scana barcode-ul de pe pickerlist și apoi scanează produsele din pachet pentru a valida produsul corect și cantitatea.
- După validare se generează awb, factura și garanție (aici se poate genera acutomat aceste documente)
- Se listază manual sau automat documentele generate
- Se livreaza coletul.
- Se pot configura alerte de trimis prin email și sms către client la stadiile de preluare și prelucrare a coletelor.
Procesul de preluare de comenzi sistematizat
Preluare comandă și scăderea produselor din gestiune
Scăderea stocurilor în CloudGest se face prin documentul Bon Vânzare, acesta fiind un aviz de ieșire a produselor și emiterea bonului pentru o comandă reprezintă pasul prin care se validează scriptic stocul. Astfel prezentăm aici un sistem prin care am reușit să optimizăm procesul de preluare comenzi și livrare:
Comenzile pot veni din diferite surse:
- Comenzi manuale/oferte
- Comenzi CloudMart (platforma noastră incorporată)
- Comenzi Marketplace (de pe orice site sau marketplace conectat)
- Comenzi eMag
- Comenzi B2B (platforma CloudSales B2B)
Comenzile pot fi preluate manual sau pentru fiecare site se poate seta emiterea automată a bonului de vânzare. Vezi aici opțiuni pentru emiterea facturilor.
La preluarea unei comenzi produsele se rezervă automat de pe stoc. La emiterea bonului de vânzare se eliberează rezervările și se scad produsele de pe stoc. Dacă avem doar stoc parțial putem emite un bon parțial și putem face mai multe livrări parțiale.
Colectarea produselor și ambalare
- pas 1: se imprimă pickerlist-ul: Pentru fiecare bon vânzare generat se genereaza și picking list-ul care servește ca o fișă pentru colectarea produselor de pe rafturi și pregătirea coletului. Acest document se poate imprima AUTOMAT, astfel prin autoemiterea bonului și configurarea stației PrinterQueues primirea unei comenzi pe site se va imprima automat pe o imprimantă predeterminată lista cu necesarul de cules.
- pas 1 alternativ: pickerlist-ul se poate accesa și online sau de pe un device mobil cu scanner
- pas 2: se pun produsele in cutii sau ambalaj corespunzător
- pas 3: se validează produsele din comandă: în momentul în care produsele sunt pregătite, picker-ul poate scana pickerlistul in soft și apoi poate scana produsele pentru a verifica cantitatea și codurile să fie cele corecte.
- pas 4: se predă coletul pregătit la curier, aici putem configura o stație (calculator cu browser și barcode reader) unde se scanează numărul awb-ului și se închide comanda respectivă.
La fiecare eveniment avem o opțiune să configuram o alertă prin email sau SMS ce să fie trimis la client pe baza unui șablon redactat și personalizat.
Emiterea documentelor
Factura se poate emite deja la preluarea comenzii sau se poate imprima ulterior dupa validarea produselor fizic pe pickerlist, la fel AWB-ul se poate emite înainte de a face pickingul sau de pe fișa de picking după ce s-au validat produsele colectate și ambalate se poate genera AWB-ul cu câteva clickuri.
Fiecare client poate urma procedura proprie pentru a pregăti coletele în mod eficient.