Preluarea facturilor din RO e-Factura

Începând cu anul 2024, toate companiile din România vor fi obligate să transmită facturile fiscale emise prin sistemul RO e-Factura. Astfel, toate conturile BOCP® care sunt conectate cu certificatul digital la ANAF SPV primesc automat răspunsurile de confirmare a încărcărilor precum și facturile primite de la alți furnizori.

Preluarea și recepția facturilor primite prin sistemul RO e-Factura este un proces simplificat și automatizat în BOCP® CloudSales ERP pentru a permite companiilor să economisească timp și resurse și să se concentreze pe activitățile esențiale ale afacerii.

În BOCP® CloudSales ERP sunt preluate următoarele tipuri de Facturi primite din surse externe:

Funcționalități și beneficii:

Centralizare automată a tuturor facturilor furnizorilor emise prin RO e-Factura

Acest lucru elimină necesitatea de a descărca și stoca facturile în mod manual, ceea ce poate fi o sarcină laborioasă și consumatoare de timp.

Mapare automată a produselor din facturile primite

Din factura electronică primită, utilizatorul poate mapa produsele de pe factură cu cele din gestiune. Pentru cazurile în care factura nu conține codul de produs, se încearcă identificarea produselor după denumire. Acest lucru ajută companiile să își păstreze inventarul actualizat și să evite greșelile de înregistrare.

Identificarea produselor chiar dacă nu conțin codul de produs

Interfața de preluare permite utilizatorului să scoată din denumire produs, codul sau codul de bare sau chiar să editeze denumirea. După orice modificare, se verifică nomenclatorul intern și se mapează automat produsul dacă se identifică un produs existent. La produsele care nu se găsesc se va crea o fișă nouă automat.

Selectarea manuală a produsului din lista de produse

În toate cazurile, utilizatorul poate alege manual produsul dorit din gestiune, iar în acest caz la produsul manual selectat se reține denumirea produsului de pe factura primită și la facturi ulterioare primite se va identifica automat.

Dacă se creează manual produsul, la facturi ulterioare se va identifica produsul chiar dacă se schimbă numele acestuia în cursul importului. Acest lucru se realizează prin salvarea denumirii originale de pe RO e-Factura la codul produsului creat sub forma unui cod adițional.

Memorarea contului selectat

Se reține și contul selectat, (ex. marfă, consumabile, materiale auxiliare), iar la următoarea factură primită se va preselecta deja contul definit inițial. Acest lucru economisește timp și efort, deoarece utilizatorii nu trebuie să selecteze din nou contul pentru fiecare factură.

Identificarea automată a taxelor, discounturilor, transportului și serviciilor

La articolele manuale se identifică automat taxele, discounturi, transportul și serviciile care în mod implicit se vor împărți pe prețurile de intrare pentru a calcula prețul de achiziție

Adăugarea opțională a coloanelor lot și dată expirare

În cazul în care factura de la furnizor include și informații precum lot sau dată de expirare, pot fi introduse și acestea înainte de generarea recepției. Această caracteristică este utilă pentru companiile care vând produse perisabile.

Reimportarea rapidă a recepției în caz de eroare

În cazul în care se realizează maparea greșită a produselor sau se recepționează pe un cont greșit, există posibilitatea de reimportare cu un singur click a recepției după ce au fost corectate erorile. Această caracteristică ajută companiile să remedieze rapid greșelile făcute în timpul recepției pentru a avea o situație contabilă cât mai corectă.

Descărcarea rapidă a facturilor primite de la RO-eFactura

Prin filtrare se poate seta o perioadă și prin selectare multiplă, se poate descărca un zip cu toate facturile primite. Formatul descărcat este .xml, exact așa cum s-a primit, împreună cu semnătura/sigiliul aferent, astfel fișierul .zip servește ca o arhivă validă pentru facturile primite. Facturile în format .PDF nu se pot descărca în masă deoarece:

• fisierele .PDF se generează în timp real prin serviciul ANAF
• serviciul nu funcționează în toate cazurile
• descărcarea la sute de facturi ar crea trafic imens pe serviciul ANAF și ar cauza posibile blocări
• fișierele .PDF nu sunt suficiente pentru dovada primirii facturii și validarea lui, ele sunt doar o reprezentare vizuală a facturii
• facturile primite nu trebuie imprimate, ele sunt valabile în format electronic și se pot ține în forma electronică pe suport electronic
• dacă cineva dorește să imprime pentru a ține și pe format fizic, se imprima .xml-ul și semnătura atașată, ele fiind singurele documente valabile pentru factura primită și trebuie apoi introduse pe un calculator pentru prelucrare.

Link către factura primită și mesajul ANAF

Pe recepția creată se afișează un link către factura primită și către mesajul ANAF cu care s-a primit, oferind o mai mare vizibilitate și acces la informații.

Tutorial de utilizare

Vezi aici cum se utilizează această facilitate

Vezi cum poți descărca facturile în format .xml