Câteva definiții pentru a înțelege mai bine cum funcționează sistemul nostru

Pentru a întelege complet cum funcționează vânzările dorim să explicăm rolul documentelor în ERP:

Factura Proformă – document emis reprezentând produse sau servicii, cu sau fără avans procentual, valoric sau la preț întreg

Factura Fiscală – document fiscal cu produsele livrate și serviciile prestate, poate fi de avans sau factura finală. Fiecare factură are în spate unul sau mai multe Bonuri de vânzare (avize de livrare)

Bonul de Vânzare – reprezintă documentul prin care se scad produsele de pe stoc, este un document comun pentru toate vânzările și data acestui document reprezintă data scăderii stocurilor.

Bonul Fiscal – reprezintă o încasare pentru o vânzare făcută cu un Bon de Vânzare

Chitanță – se poate emite către persoane juridice pentru încasări numerar

Mai jos prezentăm mai multe scenarii ce pot fi efectuate în acest ERP:

Vânzări cu bon fiscal

Metoda 1: Vânzare cu Bon Fiscal Online: se emite o vânzare la un client cunoscut sau client anonim și la închidere se generează un Bon Fiscal. Această metodă nu necesită nici un software instalat decât driverul de conectare la imprimanta fiscală.

Metoda 2: Vânzare cu Bon Fiscal din CloudBillPOS, instalat într-o rețea locală la client, ce funcționează și dacă se întrerupe internetul. Vânzările făcute aici se sincronizează cu online și devin Bonuri de Vânzare. Bonurile Fiscale generate în POS se transmit în online și toate vânzările și bonurile se văd atât în offline cât și în online

Metoda 3: Livrare marfă cu aviz și emitere ulterioară a Bonului Fiscal: se emite un Bon de Vânzare în online sau o vânzare cu opțiunea Doar rezervare în CloudBillPOS iar în momentul în care clientul achită se generează ulterior un Bon Fiscal pentru sumele încasate. Factura se emite ulterior cu un click pe baza Bonului de Vânzare.

Metoda 4: Facturare produse sau servicii și încasare cu Bon Fiscal: la orice factură emisă direct la un client se poate emite un Bon Fiscal. Bonul fiscal poate conține articolele de pe vânzare sau un text manual “avans”, “rest” sau ce se introduce.

Vânzări cu Factură Fiscală

Metoda 1: Se emite direct o factură, se pun produsele/serviciile, se închide factura și se transmite la client.

Metoda 2: Se emite un Bon de Vânzare reprezentând un aviz de livrare și ulterior se emite o Factură Fiscală pe baza bonului, cu un click. Această metodă permite mai multe livrări în cursul unei luni și apoi toate avizele se pun pe o singură factură. La emiterea unei facturi către un client programul va propune automat adăugarea și celorlalte bonuri încă nefacturate.

Facturare comenzi din mai multe surse

ERP-ul centralizează comenzi din mai multe surse ce apoi pot fi facturate parțial, integral, câte una sau mai multe deodată sau complet automat.

Comenzile prelucrate în ERP sunt de următoarele tipuri:

  • Comenzi venite dintr-un marketplace conectat (webshop pe orice platformă, WordPress, Magento, etc, marketplace-uri implementate cum ar fi eMag, cel, vivre, etc, sau platforme eCommerce cum ar fi Shopify, Gomag, MerchantPro, Decathlon, etc)
  • Comenzi din platforma CloudSales B2B
  • Comenzi din platforma proprie CloudMart eCommerce
  • Comenzi/oferte manual generate din sistem

Metoda 1: Facturare manuală integrală: se intră pe o comandă și se emite factura fiscală, documentul apoi este automat sincronizat și cu platforma de unde vine comanda și stocurile sunt actualizate pe toate site-urile în mod automat

Metoda 2: Facturare manuală parțială: se vizualizează comanda, se selectează cantitățile dorite din fiecare produs și se emite o factură pentru cantitățile selectate, pe comandă va fi afișată o bară de progres care semnalează cât la sută s-a livrat din comandă. Ulterior se poate emite o factură pentru cantitățile încă nefacturate.

Metoda 3: Facturare multiplă: se selectează mai multe comenzi de pe listă și se emite o factură cu un click la cele selectate pe baza seriilor dorite (predefinite pentru fiecare marketplace sau sursă de comandă).

Metoda 4: Facturare automată: la configurarea marketplace-urilor și a site-urilor sincronizate în ERP se poate activa o regulă pentru a emite automat factura când vine o comandă nouă de pe acel site. Emiterea automată poate fi condiționată de stocul disponibil sau cel puțin la un nivel predefinit.

Metoda 5: Facturare produse în regim de DropShipping: în acest caz pentru produsele marcate ca și livrate în sistem de dropshipping se va emite una sau mai multe Bonuri de Vânzare pentru fiecare DropShipper (Furnizor) în parte, astfel o comandă poate fi onorată în același timp prin mai multe feluri: produse cu stoc livrate cu un Bon de Vânzare din stoc local, produsele în sistem dropshipping transmise la partener printr-o comandă de livrare transmisă automat prin email (cu factură și AWB-ul de livrare de pe adresa furnizorului automat generat)

Metoda 6: Facturare comenzi care conține produse cu stoc furnizor: la comanda primită se afișează imediat dacă există sau nu stoc suficient pentru onorare. Cantitățile lipsă se pot pune manual sau în mod automat pe un necesar de achiziționat. Ulterior, de pe acel necesar, se pot genera comenzi către furnziori pe baza furnizorului predefinit sau recomandat la fiecare produs în parte (CRM Achiziții). La recepționarea produselor se vor afișa opțiunile pentru onorare și se vor rezerva automat produsele recepționate la comenzile pentru care s-au pus pe necesar, implicit se alocă la cele mai vechi sau se poate aloca manual care comandă să fie onorată. Pe lista comenzilor se afișează o alertă dacă s-a recepționat stoc la produsele de pe comandă și acum se poate livra și în acest moment se emite Factura Fiscală.

Metoda 7: Facturare comenzi care conțin produse din producție: în acest caz produsele pot veni din producție proprie sau pot fi pachete de produse, în ambele cazuri se definește o rețetă de producție pentru fiecare produs. La preluarea comenzii produsele cu rețete se pun pe un necesar de producție de unde se preiau în CRM-ul de producție. După crearea lor, produsele se vor aloca în mod similar cu sistemul de achiziții la comenzile pentru care era necesarul de producție si comenzile se vor factura.

Emitere Facturi Proforme

Metoda 1: Se emite o Factură proformă și la încasare se emite o Factură fiscală. Emiterea facturii fiscale poate fi manuală sau avem opțiune pentru a emite automat Factura Fiscală în cazul încasării integrale al facturii proforme. Dacă există integrare cu plăți online, clientul va avea link de plată pe proformă și poate achita direct proforma emisă din ERP.

Metoda 2: Se emite un Bon de Vânzare (livrare din stoc) și se emite automat o proformă cu articolele livrate și se facturează la încasare sau când se dorește.

Metoda 3: La comenzi care vin cu metoda de plată preselectată Ordin de Plată sau metodă similară se poate emite o proformă pentru client să achite.

Facturare avans

Metoda 1: Emitere Factură fiscală de avans: se creează o factură nouă iar la fiecare produs se introduce un procent pentru avans, factura va conține doar un rând de avans la produs și nu va scădea stocul. Pe aceste facturi va fi un buton pentru a emite o factură cu stornare avans și emitere factură finală care va scădea stocul. Dacă factura conține produse cu taxe speciale, taxele se vor pune doar pe factura finală.

Metoda 2: Emitere Proformă de avans: se creează o factură proformă nouă iar la fiecare produs se introduce un procent pentru avans sau avans valoric, proforma nu scade stocul. Pe aceste facturi proforme va fi un buton pentru a emite o factură fiscală sau o factură proformă cu stornare avans și emitere factură proformă finală care conține diferența de plată. Pe ambele proforme există opțiune pentru a emite factură fiscală. Dacă produsele au asociate taxe speciale, taxele se vor pune doar pe factura fiscală finală.

Metoda 3: Emitere Factură Fiscală de avans pentru o comandă: se accesează butonul procesare de pe comandă și la fiecare produs se poate introduce un procent sau avans per linie. Se va emite o factură care nu scade stocul ci doar conține avansuri la produse și apoi opțiune pentru a emite factura finală.

Metoda 4: Emitere Factură Proformă de avans pentru o comandă: se accesează butonul procesare de pe comandă și la fiecare produs se poate introduce un procent sau avans per linie. Se va emite o factură proformă cu avansuri la produse și servicii. Proforma apoi se poate factura când se încasează sau se poate emite o factura proformă pentru diferență.

Facturare cu diverse valute

Indiferent de valuta comenzii sau valuta în care este specificat produsul, la fiecare comandă, bon de vânzare, proformă sau factură fiscală avem:

  • valuta documentului, în această valută se afișează la client totalul documentului
  • valuta articolelor individuale

Reguli aplicate la comenzi manuale, vânzări, proforme și facturi emise direct la un client:

  • cursul se ia automat din regula pentru curs: conform BNR sau manual
  • la toate articolele de pe document se calculează prețul în lei
  • totalul documentului se calculează din preț articol X cantitate = valoare și apoi se adună valorile per rând
  • totalul documentului în RON se calculează din prețul articolului calculat în RON (rotunjit la numărul zecimalelor definite, implicit 2) X cantitate = valoare linie în RON și apoi se adună valorile per rând.
  • astfel totalul documentului în RON nu este calculat din total valută X curs ci din valorile în RON calculate per linie
  • astfel liniile documentului pot conține valute diferite (se pot pune articole în EURO, USD, RON pe același factură, comandă sau vânzare)
  • pentru a calcula valorile cu TVA se aplică regimul de calcul conform punct de lucru: regim engros sau endetail
  • pentru engros se ia prețul unitar fără TVA, se înmulțeste cu cantitatea și la valoare se adaugă procentul TVA
  • pentru endetail se ia prețul unitar cu TVA, se înmulțeste cu cantitatea și din valoare se scade procentul TVA
  • pentru a lua prețul în lei, se folosește același regim:
  • la regim engros: se calculează prețul fără TVA în RON din prețul fără TVA în valută
  • la regim endetail: se calculează prețul cu TVA în RON din prețul cu TVA în valută
  • astfel totalurile pot diferi în cele două regimuri de calcul
  • la anumite valute se pot seta număr de zecimale 0, de exemplu la HUF nu se lucrează decât cu prețuri rotunde și întregi

Reguli pentru comenzi venite din online:

  • la comenzile venite din alte surse nu se recalculează valoarea articolelor pentru a păstra același total ca și pe comanda inițială
  • dacă comanda vine în altă valută se vor calcula valorile în lei conform regulilor de mai sus
×