Sistemul de încasări și plăți din BOCP® ERP CloudSales este conceput pentru a facilita modalitatea de înregistrare a încasărilor și plăților și totodată pentru a preveni înregistrarea eronată a tranzacțiilor pe documente și a reduce greșelile umane de procesare.
În BOCP® încasările și plățile sunt acele alocări care sting sumele de încasat sau de plată de pe documentele emise.
Sistemul de încasări și plăți în BOCP se pliază pe două scenarii:
- Scenariul simplu: Se încasează o singură factură printr-o singură încasare
În acest scenariu prin înregistrarea încasării se alocă o tranzacție pe factură, stingându-se suma de încasat. - Scenariul complex: Se încasează mai multe facturi printr-o singură încasare
În acest scenariu avem o singură încasare care acoperă mai multe facturi, astfel încasarea se împarte în mai multe tranzacții alocate fiecărui document fie în ordinea selectării acestora, fie prin introducerea manuală a sumei care se dorește a fi stinsă de pe fiecare document în parte, iar la final programul calculează dacă a mai rămas rest de încasat sau sumă din încasare nealocată.- Putem avea încasare parțială care acoperă doar o parte din factură, rămânând un rest de încasat
- Putem avea încasare pe factură storno cu sold negativ prin introducerea automată a unei compensări între factura cu sold negativ și celalalte facturi emise, evidențiind astfel și restul de încasat rămas
Care este cel mai des întâlnit scenariu de încasare în BOCP® ERP CloudSales?
Cel mai des scenariu întâlnit în cazul vânzărilor în BOCP® este încasarea doar pe baza avizului de livrare marfă sau a bonului fiscal pentru care se emit ulterior factura.
Încasarea se alocă ca o tranzacție pe aviz (numit și bon vânzare în BOCP®), iar la momentul emiterii facturii pe baza acestuia, tranzacția creată în sistem și alocată pe aviz/bon fiscal, se alocă automat și pe documentul emis (factură proformă/fiscală), astfel se stinge și suma de încasat de pe factură, iar încasarea nu se dublează în sistem.
La fel se întâmplă și în cazul în care întâi se emite factura proformă, se alocă încasarea pe aceasta și doar ulterior se emite factura fiscală.
Cum se procesează încasările pe baza comenzilor web?
În cazul comenzilor preluate de pe site, pot apărea mai multe situații:
- Comanda este neîncasată și urmează să fie achitată fie cu chitanță, fie cu bon fiscal la ridicarea comenzii din magazin.
În acest caz se pregătește comanda pentru ridicare, se poate emite bonul de vânzare/aviz care va apărea neîncasat, însă nu este necesar să se emită AWB, iar suma de încasat va fi stinsă pe baza emiterii chitanței sau a bonului fiscal. - Comanda este neîncasată și urmează să fie achitată ulterior prin transfer bancar.
În acest caz se recomandă onorarea comenzii atunci când se va înregistra încasarea pe baza extrasului de cont bancar, altfel dacă se va emite un AWB cât timp comanda este neîncasată, AWB-ul se va emite cu ramburs.- Dacă comanda se facturează parțial atunci și rambursul de pe AWB va fi parțial
- Dacă se facturează restul, automat rambursul va fi diferența de încasat
- Comanda este neîncasată și se va achita ramburs.
În această situație se va proceda la onorarea comenzii, emiterea bonului de vânzare și a AWB-ului, iar comanda se va stinge pe baza decontului primit de la curier, fie prin înregistrarea manuală a încasării pe document, fie prin importarea în BOCP® a decontului în cazul curierilor pentru care este implementată această opțiune - Comanda este încasată online cu cardul
- În cazul în care metoda de plată pentru comandă este cu cardul online, însă din oarecare motiv tranzacția este eșuată, aplicația afișează un mesaj de problemă la încasare cu cardul pentru a putea lua cea mai bună decizie în ceea ce privește onorarea comenzii
- Atunci când s-a reușit plata cu cardul, automat se alocă o tranzacție pe vânzare, pe factură, iar AWB-ul se emite fără ramburs
Cum se procesează încasările prin bancă sau procesatorii de plăți online?
În BOCP® ERP CloudSales, încasările cu cardul prin bancă sau procesatorii de plăți online (Netopia, EuPlatesc, PlatiOnline etc) se înregistrează pe document ca o tranzacție fictivă alocată care stinge suma de încasat și care nu apare în modulul de Încasări, deoarece, practic încă nu a fost încasată în contul bancar al firmei și se va valida doar în momentul în care va fi decontată de către bancă sau de către procesatorul de plăți prin introducerea decontului în aplicație, fie manual pe baza extrasului de cont sau a fișierului de decont, fie prin API-urile implementate în soft (Decont Netopia)
Registrul bancar
Registrul bancar a fost creat cu scopul de a putea urmări centralizat și subtotalizat doar acele tranzacții procesate prin bancă.
Facilități
Definirea mai multor conturi bancare în diferite valute.
Posibilitatea introducerii unui sold inițial la nivel de cont bancar, a încasărilor și plăților din extrasul bancar.
Înregistrare rapidă a unei încasări pe mai multe facturi de la același client.
La preselectarea unui cont bancar se pot înregistra rapid tranzacțiile în ordinea de pe extrasul bancar.
Setarea unui procent de comisionare bancară la plățile cu cardul care se va înregistra automat în registrul bancar la înregistrarea încasării.
Afișarea numelui partenerului, a documentului la care se alocă încasarea și a sumei încasate pe baza deconturilor.
Beneficii
Calcularea automată a soldului pe baza înregistrării tranzacțiilor din bancă.
Tranzacțiile prin transfer bancar sau card online înregistrare manual sau din decont pe documente apar automat și în registrul bancar dacă este corect selectat contul bancar la înregistrarea tranzacției.
Înregistrare rapidă în registrul de bancă a încasărilor pe baza deconturilor primite de la procesatorii de plăți online.
Înregistrarea tranzacțiilor în contabilitate cu data exactă a încasării.
Care este diferența dintre modulul de Încasări și Plăți și modulul Registru bancar?
Diferența dintre cele două module este că în registrul de bancă avem filtrare după cont bancar și vedem doar tranzacțiile din contul respectiv, în timp ce la Încasări și Plăți vedem toate mișcările financiare introduse și putem căuta după client pentru a vedea toate tranzacțiile de la acel client.
În registrul bancar putem căuta după client, însă vedem doar acele tranzacții din contul bancar preselectat.
În modulul de Încasări și plăți vedem tranzacțiile însă dacă se dorește afișarea documentelor pe care este alocată acea tranzacție, trebuie să accesăm acea tranzacție, în timp ce în registrul bancar se afișează direct pe listă documentele cărora le este alocată acea tranzacție.