Încasări · plăți · registru bancar
Aloci fiecare încasare sau plată pe documentul ei, fără greșeli umane, și ții registrul bancar pe conturi și valute.
Automatizează. Piloții preiau comenzile, facturile și AWB-urile.
Sistematizează. Un singur stoc și o singură listă de comenzi.
Conectează. Magazine, marketplace-uri, curieri, plăți și contabilitate.
Permite folosirea AI. Întrebi asistentul tău AI despre firmă.
Pe scurt
Alocă o încasare pe unul sau mai multe documente, cu restul calculat automat.
Încasarea pe aviz sau bon fiscal se alocă singură pe factura emisă ulterior.
Plata cu cardul online se alocă automat pe vânzare și pe factură.
Extrasul bancar se importă de la ING, Banca Transilvania, BRD și Raiffeisen.
Registrul bancar ține soldul pe conturi și valute, calculat automat.
Ce poți face?
Alocă o tranzacție pe unul sau mai multe documente.
Încasează parțial o factură, cu calcul automat al restului de încasat.
Încasează prin compensare a unei facturi storno cu sold negativ.
Încasează pe baza avizului sau a bonului fiscal, cu autoalocare pe factura emisă ulterior.
Încasează pe baza proformei și alocă la documentele emise ulterior, cu prevenirea duplicării încasării.
Preia încasarea cu cardul online pe baza comenzii web și verifică finalizarea tranzacției.
Centralizează alocările la documente pe baza unei tranzacții.
Cum funcționează?
În BOCP® încasările și plățile sunt acele alocări care sting sumele de încasat sau de plată de pe documentele emise. Sistemul se pliază pe două scenarii.
Se încasează o singură factură printr-o singură încasare. Prin înregistrarea încasării se alocă o tranzacție pe factură, iar suma de încasat se stinge.
Se încasează mai multe facturi printr-o singură încasare. Încasarea se împarte în mai multe tranzacții, alocate fiecărui document în ordinea selectării sau cu suma pe care o introduci tu pentru fiecare. La final, programul calculează dacă a mai rămas rest de încasat sau sumă nealocată.
Cazuri speciale
În scenariul complex poți întâlni și aceste situații:
Cel mai des întâlnit
Cel mai des întâlnit scenariu la vânzări este încasarea doar pe baza avizului de livrare marfă sau a bonului fiscal, pentru care factura se emite ulterior.
Încasarea se alocă ca o tranzacție pe aviz (numit și bon vânzare în BOCP®).
La emiterea facturii pe baza lui, tranzacția alocată pe aviz sau pe bonul fiscal se alocă automat și pe documentul emis (factură proformă sau fiscală).
Astfel se stinge și suma de încasat de pe factură, iar încasarea nu se dublează în sistem.
La fel se întâmplă dacă emiți întâi factura proformă, alocă încasarea pe ea și emiți factura fiscală abia apoi.
Comenzi web
Pentru comenzile preluate de pe site pot apărea mai multe situații.
Neîncasată, se achită la ridicare: comanda urmează să fie achitată cu chitanță sau cu bon fiscal la ridicarea din magazin.
Pregătirea pentru ridicare: pregătești comanda pentru ridicare și poți emite bonul de vânzare sau avizul, care apare neîncasat. Nu e nevoie de AWB, iar suma de încasat se stinge la emiterea chitanței sau a bonului fiscal.
Neîncasată, se achită prin transfer bancar: îți recomandăm să onorezi comanda atunci când se înregistrează încasarea pe baza extrasului de cont bancar.
AWB cu ramburs cât timp comanda e neîncasată. Dacă emiți un AWB cât timp comanda e neîncasată, AWB-ul se emite cu ramburs. Dacă comanda se facturează parțial, rambursul de pe AWB este parțial. Dacă se facturează restul, rambursul devine diferența de încasat.
Neîncasată, se achită ramburs: onorezi comanda, emiți bonul de vânzare și AWB-ul.
Decontul de la curieri stinge comanda. Comanda se stinge pe baza decontului primit de la curierilor: fie înregistrezi manual încasarea pe document, fie imporți decontul în BOCP®, la curierii pentru care această opțiune este implementată.
Încasată online cu cardul: când plata cu cardul reușește, se alocă automat o tranzacție pe vânzare și pe factură, iar AWB-ul se emite fără ramburs.
Plata cu cardul a eșuat: dacă metoda de plată e cardul online, dar tranzacția a eșuat, aplicația afișează un mesaj de problemă la încasarea cu cardul. Poți astfel lua cea mai bună decizie privind onorarea comenzii.
Bancă și procesatori
Tranzacția fictivă alocată. În BOCP® ERP CloudSales, încasările cu cardul prin bancă sau prin procesatorii de plăți online (Netopia, EuPlatesc, PlatiOnline etc.) se înregistrează pe document ca o tranzacție fictivă alocată.
Banii nu au intrat încă în cont. Ea stinge suma de încasat și nu apare în modulul de Încasări, pentru că banii nu au intrat încă în contul bancar al firmei.
Validarea, la decontare. Tranzacția se validează doar când este decontată de bancă sau de procesatorul de plăți, prin introducerea decontului în aplicație: manual, pe baza fișierului de decont, sau prin API-urile implementate în soft (Decont Netopia).
Importul extrasului bancar merge cu ING (fișier CSV) și cu Banca Transilvania, BRD și Raiffeisen (format MT940).
Plățile procesatorilor se potrivesc din decontul lor, nu din extras, ca să nu se dubleze.
Vrei să vezi asta în contul tău? Cere un cont demo gratuit.
Registru bancar și extrase
Ține registrul bancar defalcat pe conturi bancare, în mai multe valute.
Înregistrează automat în registrul bancar tranzacțiile operate prin OP, transfer bancar sau card online.
Înregistrează tranzacții în contul bancar preselectat, pe baza extrasului de cont.
Înregistrează încasări pe baza decontului de la procesatorul de plăți online sau de la curier.
Consultă istoricul mișcărilor financiare, cu filtre și căutare după client sau document.
Registrul bancar
Registrul bancar a fost creat ca să urmărești centralizat și subtotalizat doar tranzacțiile procesate prin bancă.
Mai multe conturi bancare în diferite valute.
Sold inițial la nivel de cont bancar, plus încasările și plățile din extrasul bancar.
Încasare rapidă pe mai multe facturi de la același client.
Cont bancar preselectat: înregistrezi rapid tranzacțiile în ordinea din extrasul bancar.
Comision bancar în procente la plățile cu cardul, înregistrat automat în registrul bancar odată cu încasarea.
Numele partenerului, documentul la care se alocă încasarea și suma încasată, pe baza deconturilor.
Soldul se calculează automat pe baza tranzacțiilor din bancă.
Tranzacțiile apar automat și în registrul bancar: cele prin transfer bancar sau card online, înregistrate manual sau din decont pe documente, dacă ai selectat corect contul bancar.
Încasări rapide din deconturi: înregistrezi rapid încasările pe baza deconturilor de la procesatorii de plăți online.
Contabilitate cu data exactă: tranzacțiile ajung în contabilitate cu data exactă a încasării.
Care e diferența?
Filtrezi după cont bancar și vezi doar tranzacțiile din contul respectiv. Poți căuta tot după client, dar vezi doar tranzacțiile din contul bancar preselectat. Documentele cărora le este alocată tranzacția apar direct în listă.
Vezi toate mișcările financiare introduse și poți căuta după client, ca să vezi toate tranzacțiile lui. Ca să vezi documentele pe care e alocată o tranzacție, deschizi tranzacția.
Mai departe
Gateway-urile de plată disponibile și ce ai nevoie pentru fiecare.
Importi fișierele de decont și aloci încasările pe documente.
Rambursul de la curieri, importat prin API sau din fișier.
AutoPiloți
Piloții sunt angajați virtuali din ERP: fac pașii repetitivi după regulile tale, lucrează sub nume propriu și țin jurnal pentru fiecare acțiune.
Aduce plățile Shopify Payments prin API și le pregătește pentru alocarea pe facturi.
Emite factura automat după regulile tale și o trimite în e-Factura.
Preia comenzile din magazine și marketplace-uri, rezervă stocul și emite vânzarea când comanda e rezervată complet.
Întrebări frecvente
Da. Încasarea se împarte în mai multe tranzacții, alocate fiecărui document în ordinea selectării sau cu suma pe care o introduci pentru fiecare. Programul calculează la final dacă a rămas rest de încasat sau sumă nealocată.
Nu. Tranzacția alocată pe aviz sau pe bonul fiscal se alocă automat și pe factura emisă pe baza lui, iar încasarea nu se dublează.
Când plata reușește, se alocă automat o tranzacție pe vânzare și pe factură, iar AWB-ul se emite fără ramburs. Dacă a eșuat, aplicația afișează un mesaj de problemă la încasare.
Comanda se stinge pe baza decontului primit de la curier: înregistrezi manual încasarea pe document sau imporți decontul, la curierii pentru care opțiunea este implementată.
Registrul bancar filtrează după cont bancar și arată direct documentele alocate. Modulul Încasări și Plăți arată toate mișcările financiare și permite căutarea după client.
AI Ready
CloudSales ERP este AI Ready: întrebi Claude „Cât am vândut ieri?” și primești răspunsul din ERP. Doar citire, acces aprobat de administrator și jurnal pentru fiecare cerere.
Conectezi asistentul tău AI la ERP și întrebi ca pe un coleg: cât ai vândut, ce stoc ai, ce încasări au intrat.
Agentul de chat al magazinului caută comanda în ERP și îi spune clientului pe loc în ce stadiu este.
Magazinul, partenerii și sistemele tale vorbesc direct cu ERP-ul: comenzi, facturi, produse, stocuri, plăți, AWB-uri.
Îți răspunde la întrebări despre cum lucrezi și îți arată pilotul care poate face treaba pentru tine.
Începe astăzi
Cere un cont demo și vezi cum se înregistrează încasările și cum se ține registrul bancar.