Descoperă cum 112 Coffee, o prăjitorie de cafea de specialitate și coffee house din România, a implementat soluția ERP BOCP CloudSales pentru a integra și eficientiza operațiunile complexe, de la producția și trasabilitatea loturilor de cafea, la gestionarea stocurilor în timp real și vânzarea multi-canal (magazine fizice, online B2C și B2B).
Introducere
Într-o piață competitivă cum este cea a cafelei de specialitate, eficiența operațională, controlul strict al calității și o experiență client excepțională sunt esențiale. 112 Coffee, un nume rezonant în peisajul cafelei de calitate din România, s-a confruntat cu provocările inerente unei afaceri în creștere, cu multiple puncte de lucru și canale de vânzare. Pentru a depăși aceste provocări și a susține dezvoltarea, 112 Coffee a ales să implementeze suita de soluții integrate BOCP CloudSales ERP, un sistem dezvoltat în România și adaptat specificului local. Acest studiu de caz detaliază colaborarea dintre 112 Coffee și BOCP, evidențiind implementările cheie și beneficiile obținute.
Despre Client: 112 Coffee – Pasiune pentru Cafea de Specialitate
Inspirându-ne din pagina lor “Despre Noi”, 112 Coffee nu este doar o afacere, ci o poveste despre pasiune, calitate și comunitate. Născută din dorința de a oferi o experiență autentică a cafelei de specialitate, 112 Coffee își prăjește propria cafea, selectând cu grijă boabe verzi din origini renumite. Misiunea lor este de a aduce în ceașca clienților complexitatea și aromele unice ale cafelei proaspăt prăjite.
Operațiunile 112 Coffee s-au extins, incluzând:
- Prăjitoria și Depozitul Central: Locul unde magia începe – recepția cafelei verzi, procesul de prăjire, producția loturilor, ambalarea și gestionarea stocului central.
- 112 Coffee House: Punctul de vânzare principal, unde clienții pot savura cafeaua proaspăt preparată și pot achiziționa cafea boabe sau măcinată.
- Bottega Transilvana: Un concept complementar, oferind produse artizanale locale, foccacia, croissant, prosecco și alte delicatese, alături de cafeaua 112.
- Canale de Vânzare Online: Prezență pe platforma Shopify pentru clienții B2C și o platformă B2B dedicată partenerilor HoReCa sau revânzătorilor.
- Comenzi Diverse: Preluarea comenzilor telefonice sau prin WhatsApp.
Această diversitate operațională a generat nevoia unei soluții centralizate pentru managementul eficient al resurselor.
Provocarea: Managementul Integrat al unei Afaceri Complexe
Creșterea 112 Coffee a adus cu sine provocări semnificative:
- Managementul Stocurilor: Necesitatea unei vizibilități clare și în timp real asupra stocurilor de materii prime (cafea verde, ambalaje), produse finite (cafea prăjită în diverse sortimente și gramaje), și produse vândute în Bottega, sincronizate între depozit, cele două locații fizice și platformele online.
- Producție și Trasabilitate: Urmărirea riguroasă a procesului de prăjire, gestionarea rețetelor, a loturilor de materie primă utilizate și a loturilor de produs finit, conform cerințelor legale de trasabilitate.
- Vânzări Multi-Canal: Centralizarea comenzilor venite din Shopify, platforma B2B, POS-urile din locații, telefon și WhatsApp, pentru procesare eficientă și rezervarea automată a stocului.
- Facturare și Documente: Generarea rapidă și corectă a facturilor, avizelor și AWB-urilor pentru toate tipurile de comenzi.
- Operațiuni POS Eficiente: Nevoia unui sistem POS rapid, intuitiv, conectat la stocul central și la casele de marcat fiscale pentru cele două puncte de vânzare.
- Management Echipamente: Urmărirea echipamentelor (expresoare, râșnițe) oferite în custodie sau chirie clienților B2B.
Soluția: Implementarea Personalizată a Modulelor BOCP CloudSales ERP
Pentru a răspunde acestor nevoi complexe, 112 Coffee a implementat o suită de module din ecosistemul BOCP, fiecare adresând o componentă specifică a afacerii, dar funcționând integrat:
- CloudGest – Gestiunea Stocurilor în Cloud:
- Ce face: Modulul central pentru managementul avansat al stocurilor, permițând urmărirea cantitativă și valorică, managementul pe gestiuni multiple (depozit, coffeeshop, Bottega), NIR-uri, transferuri între gestiuni, inventariere.
- Implementare la 112 Coffee: Gestionează intrările de cafea verde și ambalaje, stocurile de produse finite (cafea prăjită pe loturi), produsele din Bottega Transilvana. Asigură sincronizarea stocurilor în timp real între toate punctele de lucru și canalele de vânzare, eliminând riscul de a vinde produse indisponibile.
- BOCP Producție:
- Ce face: Modul dedicat firmelor cu activitate de producție, permițând definirea rețetelor (norme de consum), lansarea comenzilor de producție, gestionarea consumurilor de materii prime pe loturi și obținerea produselor finite, de asemenea, pe loturi.
- Implementare la 112 Coffee: Esențial pentru activitatea de prăjire. Se definesc rețetele pentru fiecare sortiment de cafea, se lansează comenzi de producție (ex: prăjirea unui lot de Yirgacheffe), se înregistrează consumul specific de cafea verde (cu lotul său) și se generează lotul de produs finit (cafea prăjită). Acest modul asigură trasabilitatea completă, un aspect critic conform legislației în vigoare, permițând identificarea rapidă a materiilor prime folosite pentru orice lot de cafea vândut.
- CloudSales – Conectare Multi-Platformă:
- Ce face: Nucleul pentru vânzările online, conectând ERP-ul la diverse platforme eCommerce (Shopify, în acest caz) și marketplace-uri. Centralizează comenzile, sincronizează stocurile și prețurile.
- Implementare la 112 Coffee: Preia automat comenzile plasate pe magazinul online Shopify, le centralizează în BOCP pentru procesare unitară (picking, facturare, AWB), rezervă stocul aferent și actualizează statusul comenzii în Shopify.
- Platforma Comenzi B2B:
- Ce face: Oferă partenerilor de afaceri (clienți HoReCa, distribuitori) o interfață dedicată pentru plasarea comenzilor direct în ERP-ul furnizorului, vizualizând stocuri și prețuri personalizate.
- Implementare la 112 Coffee: Clienții B2B pot plasa comenzi direct în sistemul BOCP, vizualizând disponibilitatea produselor și beneficiind de prețuri speciale sau discounturi negociate, eficientizând fluxul de comenzi engros.
- CloudBill – Facturier Online:
- Ce face: Modul pentru emiterea rapidă și gestionarea facturilor, proformelor, avizelor, chitanțelor, integrat cu gestiunea și vânzările. Include funcționalități de facturare recurentă și trimitere automată pe email.
- Implementare la 112 Coffee: Utilizat pentru generarea automată sau manuală a facturilor pentru comenzile din toate canalele (Shopify, B2B, telefonice, POS), generarea avizelor de însoțire a mărfii și a documentelor necesare pentru expediere (integrare AWB curieri).
- CloudBillPOS – Soluție POS Integrată:
- Ce face: Interfață de vânzare modernă pentru magazine fizice, optimizată pentru touchscreen, conectată direct la CloudGest pentru actualizarea stocurilor în timp real și la CloudBill pentru emiterea bonurilor fiscale și a facturilor direct de la punctul de vânzare. Se integrează cu case de marcat fiscale.
- Implementare la 112 Coffee: Echipate cu CloudBillPOS, atât 112 Coffee House, cât și Bottega Transilvana înregistrează vânzările rapid, actualizează stocul centralizat instantaneu și emit bonuri fiscale/facturi conform legislației.
- CRM Dispecerat Service:
- Ce face: Modul pentru gestionarea activităților de service, mentenanță și a echipamentelor închiriate sau lăsate în custodie clienților. Permite urmărirea istoricului intervențiilor și a statusului echipamentelor.
- Implementare la 112 Coffee: Folosit pentru a ține evidența expresoarelor și râșnițelor oferite partenerilor B2B (HoReCa), facilitând gestionarea contractelor de custodie/închiriere și a eventualelor solicitări de service.
Clientul Povestește: Experiența 112 Coffee cu BOCP CloudSales
Nimic nu ilustrează mai bine beneficiile parteneriatului decât perspectiva clientului. Te invităm să urmărești un interviu detaliat în care echipa 112 Coffee prezintă concret cum utilizează modulele BOCP CloudSales în operațiunile zilnice:
Rezultate și Beneficii Obținute
Implementarea suitei BOCP CloudSales a adus beneficii tangibile pentru 112 Coffee:
- Centralizare și Control: O platformă unică pentru gestionarea tuturor aspectelor afacerii, de la producție la vânzarea finală.
- Eficiență Operațională: Automatizarea preluării comenzilor online, generarea documentelor și actualizarea stocurilor a redus timpul administrativ și erorile umane.
- Acuratețea Stocurilor: Sincronizarea în timp real previne supra-vânzarea și oferă o imagine clară asupra disponibilității produselor.
- Trasabilitate și Conformitate: Respectarea cerințelor legale privind trasabilitatea loturilor de cafea, de la bobul verde la ceașca clientului.
- Experiență Client Îmbunătățită: Procesare mai rapidă a comenzilor, informații corecte despre stoc și o experiență fluidă la punctele de vânzare fizice.
- Scalabilitate: Sistemul este pregătit să susțină creșterea viitoare a afacerii 112 Coffee.
- Optimizarea Vânzărilor B2B: Proces simplificat și transparent pentru partenerii de afaceri.
Concluzie
Studiul de caz 112 Coffee demonstrează cum o soluție ERP flexibilă și adaptată specificului local, precum BOCP CloudSales, poate transforma operațiunile unei afaceri complexe din industria cafelei de specialitate. Prin integrarea modulelor de gestiune stocuri, producție cu trasabilitate, conectare multi-platformă, facturare online, POS, B2B și CRM Service, 112 Coffee a obținut un control sporit, eficiență maximizată și o bază solidă pentru dezvoltare continuă.
Ești gata să optimizezi operațiunile afacerii tale?
Descoperă cum suita BOCP CloudSales te poate ajuta să centralizezi gestiunea, să controlezi producția și să îți extinzi vânzările.