Studiu de caz- automatizarea procesului de preluare a comenzilor în cadrul companiei Meridian Europe
Compania Meridian Europe a automatizat procesul de preluare a comenzilor cu CloudSales ERP, dezvoltat de Real Life Solutions.
Descrierea companiei
Povestea sportmaniac.ro a prins viață în urmă cu 12 ani, fiind lansat de o echipă tânără cu visuri mărețe în Cluj Napoca. În prezent, afacerea s-a extins cu un punct de lucru fizic în Târgu Mureș, care găzduiește numeroase branduri de încălțăminte sport și casual, printre care merită amintite Crocs, Columbia, Grisport, Teva, Merrell, Scarpa, Hoka și multe alte mărci.
Dacă vrei să ai parte de o servire maniacă, cum spun ei, nu ezita să le treci pragul sau să comanzi online!
Provocarea noastră
Cu o gamă largă de produse, care depășesc 30.000 de variante, prietenii noștri de la Meridian Europe ne-au provocat să găsim soluțiile potrivite pentru urmărirea stocului și onorarea comenzilor.
Însă cea mai mare provocare cu care ne-am confruntat a fost să importăm în ERP-ul de vânzări lista de produse și stocul, fiind vorba de un număr foarte mare de produse care trebuiau sincronizate cu site-ul, în timp ce se migra baza de date de pe un site vechi pe site-ul actual.
Fluxul de lucru
Așa cum am menționat anterior, comenzile intră pe două canale diferite:
- din magazinul online https://www.sportmaniac.ro/
- din magazinul fizic
Fluxul de recepție
Marfa de la furnizor se introduce în program, pe barecod lot și locație lot, fiecare pereche de pantofi având un cod unic de identificare și o locație bine stabilită în depozit, astfel în momentul vânzării, picker-ul va știi exact de unde să ia marfa pentru a o împacheta.
Meridian Europe au furnizori atât din România, cât și în Uniunea Europeană dar și din afara Uniunii Europene; în cazul în care vin facturi de transport sau taxe vamale acestea sunt introduse sau atașate la recepție și valoarea lor este automat împărțită procentual la articolele recepționate. Pentru recepțiile externe programul generează automat Raportul Vamal pe baza țării de proveniență a produselor și a codificării vamale.
Procesul de vânzare
Sincronizarea cu site-ul sportmaniac.ro construit pe platforma PrestaShop este complet automatizată: comenzile plasate de client pe webshop sunt automat preluate de ERP, stocurile se scad imediat din gestiune și în minutul următor automat se actualizează stocul și în punctul de lucru fizic, unde se lucrează cu casa de marcat. La fel se procedează și dacă vânzarea se face din magazinul fizic, în minutul următor se trimite stocul actualizat către site.
Prima verificare: pentru fiecare comandă se generează automat, la preluare, bonul de vânzare, care scade stocul, fiind un aviz de ieșire din depozit. Aici se validează stocul scriptic.
Bonul de vânzare se poate seta să se emită automat în sistem FIFO, sau dacă se dorește vânzarea unui produs de pe un anumit lot, se poate selecta manual lotul dorit.
Pentru a eficientiza pregătirea comenzilor, se poate configurat imprimarea automată a unui picker-list. Acesta este un document care conține toate datele comenzii, articolele comandate cât și codul unic al produselor și raftul de pe care acestea trebuie colectate. Personalul care se ocupa de picking astfel identifică rapid de unde să culeagă produsele.
Picker-list-ul are și un barcode care poate fi scanat ori de pe un device mobil cu barcode reader sau de pe un calculator amenajat cu barcode reader și modulul special permite scanarea produselor pentru a verifica cantitatea corectă din coșul pregătit pentru livrare. Aici eliminăm erorile umane cu numărarea produselor cât și cu produse eronate, fiecare fiind verificat după barcode și validat încă o dată înainte de închiderea coletului.
În fiecare zi, persoana de la picking primește comenzile și picking-list-ul, colectează produsele de pe comandă, care sunt așezate în depozit și numerotate pe rând și raft, se validează produsele de pe comandă cu scanner și se transmite către departamentul Facturare pentru a se emite factura fiscală și AWB-ul. Este important de subliniat faptul că atunci când o comandă este preluată de cineva aceasta are un blocator care te atenționează că este deja în procesare, astfel nu există riscul de a procesa mai multe persoane aceeași comandă.
Atunci când este ridicat coletul de către curier, se scanează AWB-ul pentru a închide comanda, iar clientul primește notificare pe email sau SMS prin care este anunțat că a fost ridicată comanda.
Care au fost problemele cu care s-a confruntat firma?
- stocul produselor era ținut pe baza de date pe care era construit site-ul, lucru care făcea ca viteza site-ului să nu fie una optimă
- costuri ridicate de dezvoltare al sistemului informatic
- nevoia de noi dezvoltări și de testare a noilor funcționalități
- nevoia de a lucra cu o firmă locală pentru diverse discuții la sediu
- nu s-a beneficiat de actualizări ale softului
- lipsa viziunii de viitor al firmei care oferea sistemul de ERP
- actualizarea stocurilor în timp real
- emiterea corectă a facturilor și a AWB-urilor
Soluția propusă de noi:
Cunoscând evoluția afacerii, deschiderea către noutăți a fondatorilor, nu ne-a fost greu ca printr-o colaborare excelentă să înțelegem fluxul lor de lucru și să le oferim acele soluții cu care își pot automatiza procesul de lucru.
- preluarea listei de produse de pe site-ul vechi
- preluarea pozelor pentru produse și a descrierilor
- actualizarea stocurilor în TIMP REAL
- facturarea corectă a comenzilor
- emitere AWB fără erori
- vânzare cu bon fiscal
- pregătirea comenzii pe bază de picker-list (validare picker-list pe terminal mobil)
- suport dedicat pentru trecerea live pe noul site
Contribuția adusă de programul nostru de vânzări:
- avantajul unei dezvoltări continue, în cazul deschiderii de noi puncte de lucru, ai acces instant la aceeași bază de date
- eficiență crescută în sarcinile repetitive
- date corecte și stoc actualizat la fiecare modificare
- rapoarte de vânzări și de gestiune
- acces rapid, de oriunde la lista de comenzi sau la vânzări
- procesarea comenzilor în cel mai scurt timp
- reducerea costurilor prin eliminarea erorilor umane
- control absolut asupra proceselor de achiziție și de vânzare
- istoric bine documentat în ceea ce privește comenzile clienților, facturile și AWB-urile emise
- urmărirea cu ușurință a ciclului de preluare și procesare a comenzilor
- emiterea AWB-urilor corect și astfel se reduc retururile
- posibilitatea de a verifica costurile de achiziție și adaosul pe vânzări
