Category: Blog

BOCP CloudSales ERP integrat cu RO e-Factura

Începând cu data de 1 ianuarie 2024, toate persoanele impozabile stabilite în România, indiferent dacă sunt sau nu înregistrate în scopuri de TVA, vor fi obligate să transmită facturile emise în sistemul RO-eFactura.

Ce este RO-eFactura?

Sistemul RO-eFactura este un sistem informatic dezvoltat de Ministerul Finanțelor Publice, care permite emiterea, transmiterea și arhivarea electronică a facturilor. Sistemul este disponibil gratuit pentru toate persoanele impozabile stabilite în România.

Pentru cine este obligatoriu?

Obligativitatea de a transmite facturile în sistemul RO-eFactura se aplică tuturor facturilor, indiferent de valoarea lor sau de natura tranzacției.

Există 2 modalități de a transmite facturile în sistemul RO-eFactura:

• Prin intermediul unei soft compatibil cu sistemul RO-eFactura.
• Prin intermediul portalului web RO-eFactura.

Cum poți trimite facturile?

Pentru a transmite facturile în sistemul RO-eFactura, persoanele impozabile trebuie să se înregistreze în sistem. Înregistrarea se poate face online, pe site-ul Ministerului Finanțelor Publice.

Obligativitatea de a transmite facturile în sistemul RO-eFactura are o serie de beneficii, inclusiv:

• Reducerea costurilor de emitere și arhivare a facturilor.
• Creșterea eficienței operaționale.
• Îmbunătățirea securității datelor.

Persoanele impozabile care nu respectă obligația de a transmite facturile în sistemul RO-eFactura vor fi sancționate de către autoritățile fiscale.

Avantajele utilizării sistemului RO-eFactura

Sistemul RO-eFactura oferă o serie de avantaje pentru persoanele impozabile, inclusiv:

• Reducerea costurilor de emitere și arhivare a facturilor. Facturile electronice pot fi emise și arhivate electronic, ceea ce poate reduce semnificativ costurile legate de tipărire, expediere și stocare.
• Creșterea eficienței operaționale. Sistemul RO-eFactura permite automatizarea procesului de emitere și arhivare a facturilor, ceea ce poate duce la o creștere a eficienței operaționale.
• Îmbunătățirea securității datelor. Facturile electronice sunt stocate în format digital, ceea ce le face mai sigure decât facturile pe hârtie.

Cum să vă pregătiți pentru obligativitatea de a transmite facturile în sistemul RO-eFactura

Pentru a vă pregăti pentru obligativitatea de a transmite facturile în sistemul RO-eFactura, este important să luați în considerare următoarele:

• Înregistrați-vă în sistemul RO-eFactura. Înregistrarea se poate face online, pe site-ul Ministerului Finanțelor Publice.
• Testați sistemul RO-eFactura. Este important să testați sistemul RO-eFactura înainte de a începe să-l utilizați pentru a vă asigura că funcționează corect.
• Alegeți platforma BOCP-CloudSales, sistem compatibil cu sistemul RO-eFactura. 

De ce să alegi BOCP-CloudSales pentru a emite facturile:

• emitere factură manual din mai multe puncte de lucru, cu o serie de facturi dedicată sau dintr-o singură serie de facturier
• facturare comenzi online cu un click, de pe orice platformă online sau marketplace
• diverse metode de plată pentru facturi (chitanță, plăți prin bancă, ramburs, bon fiscal, etc)
• atașare garanții și prospecte pentru facturile fiscale
• acordare discount-uri valorice sau procentuale pe facturile fiscale
• trimitere alerte SMS și email pentru facturile emise sau reamintiri de plată
• facturare mai multe avize de livrare pentru același client
• export facturi emise către programe de contabilitate
• transmitere facturi către RO-eFactura

Video-tutorial transmitere facturi către RO-eFactura:

Automatizare coduri poștale pentru comenzi online

În majoritatea cazurilor trimiterea coletelor către clienți necesită completarea corectă a codurilor poștale, chiar dacă livrarea se face prin curier, diverși curieri solicită completarea corectă a codul poștal.

Acest lucru are un impact negativ în experiența clienților pe site, deoarece procesul pentru plasarea comenzilor devine anevoios, cu multe câmpuri de completat și mulți clienți nu știu codul poștal, îl completează incorect sau pun un număr aleator doar să treacă de formular.

CloudSales ERP vine cu o actualizare care crește exactitatea procesului de identificare automată a codurilor poștale. O actualizare recentă și implementări făcute cu ajutorul tehnologiei AI, oferă o soluție inteligentă pentru detectarea codurilor poștale la toate adresele introduse în ERP:

– la adăugarea manuală a adresei clientului

– la import adrese clienți

– editare manuală adresă client

– preluarea adresei de livrare la sincronizarea comenzilor marketplace

– comenzi plasate prin platforma noastră ecommerce Cloudmart

În toate aceste puncte identificăm județul, localitatea și elementele adresei (extragem tip stradă, denumire, număr, bloc, apartament, sector din textul introdus de client) și identificăm codul poștal cu mare precizie din baza oficială a codurilor poștale publicată pe data.gov.ro

Toate comenzile clienților fiind centralizate în ERP pentru procesare, înainte de a livra comanda astfel softul face o reverificare a codului poștal și vine cu o sugestie de corectare dacă se identifică un alt cod decât cel introdus de client.

Sistemul funcționează și în cazul în care pe site nu se cere deloc cod poștal, la preluarea comenzilor se va ghici automat codul corect.

Integrare CloudSales cu platforma ecommerce Avanticart

Am integrat în ERP-ul nostru de vânzări CloudSales, preluarea comenzilor de pe platforma ecommerce Avanticart.

Preluare informații de pe Avanticart:

Transmitere informații din CloudSales ERP către Avanticart:

• actualizare stoc în timp real
• trimitere factură fiscală
• transmitere preț de vânzare, preț recomandat sau preț cu adaos

La conectarea inițială cu site-ul se va prelua nomenclatorul de produse astfel:

• pentru produsele existente în CloudSales ERP, care au același cod produs ca cele de pe site, se va lega produsul extern cu cel din ERP, iar la transmiterea stocurilor, se va transmite către toate sursele conectate. Este necesar ca un produs să aibă același cod produs pe toate platformele și în ERP, altfel nu se va identifica corect și se vor crea produse duplicate.
• dacă produsele nu se regăsesc în ERP, se va crea automat o fișă de produs, în care se vor prelua toate detaliile acestuia

COMING SOON- Preluare comenzi de pe EasySales

Cel mai nou proiect marca Real Life, este integrarea în ERP-ul nostru de vânzări, CloudSales, a platformei EasySales.

Principiul de funcționare:

Pentru a integra EasySales, în CloudSales ERP este necesar să ai un cont activ pe EasySales și să ai acolo configurate marketplace-urile și platformele ecommerce dorite.

La integrarea inițială se va prelua nomenclatorul de produse astfel:

• dacă produsele nu se regăsesc în ERP, se va crea automat o fișă de produs, în care se vor prelua toate detaliile acestuia
• pentru produsele care există deja în CloudSales ERP care au același cod ca cele din marketplace, se va lega produsul extern cu cel din ERP (în cazul în care același produs apare pe mai multe marketplace-uri și are același cod, se va lega de fișa din nomenclator, iar la transmiterea stocurilor, se va transmite către toate marketplace-urile). Este necesar ca un produs să aibă același cod produs pe toate platformele și în ERP, altfel nu se va identifica corect și se va considera produs nou creându-se un duplicat.

Tot la integrarea inițială, se vor prelua și comenzile după o anumită dată (prestabilită de tine).

Preluare comenzi Baselinker

Am integrat în ERP-ul nostru de vânzări, CloudSales, una dintre cele mai cunoscute platforme de e-commerce și management al stocurilor, Baselinker.

Funcționalitate:

La integrarea inițială se preiau de pe Baselinker următoarele informații:

• nomenclatorul de produse
• imaginile produselor
• descriere și caracteristici
• comenzile plasate pe orice marketplace sau platformă online integrată pe Baselinker

Din CloudSales ERP se transmit următoarele informații:

• stocul actualizat în timp real
• factura fiscală emisă din ERP, în format PDF
• referință număr AWB

Pentru realizarea acestei integrări este nevoie să ai un cont activ pe Baselinker și să ai acolo deja integrate marketplace-urile și platformele online dorite, iar nomenclatorul de produse și curierii cu care lucrezi să fie configurați.

Integrare CloudSales ERP cu Elefant.ro

Ne-am mărit portofoliul de marketplace-uri integrate cu CloudSales ERP, ajungând astfel la 13 marketplace-uri.

Această implementare funcționează astfel:

• preluare listă de produse de pe Elefant.ro
• preluare poze și caracteristici produse
• preluare comenzi

• actualizare stoc în timp real
• transmitere referință factură
• transmitere număr AWB
• transmitere preț
• publicare produse din ERP pe elefant.ro

Este necesar să ai deja un cont pe elefant.ro, iar dacă ai deja produsele încărcate pe marketplace, la prima interconectare se vor prelua produsele de pe sistemul extern astfel:

• pentru produsele noi, se va crea automat o fișă de produs, în care se vor prelua toate detaliile acestuia
• pentru produsele existente în CloudSales ERP care au același cod ca cele din marketplace, se va lega produsul extern cu cel din ERP (în cazul în care același produs apare pe mai multe marketplace-uri și are același cod, se va lega de fișa din nomenclator, iar la transmiterea stocurilor, se va transmite către toate marketplace-urile).

Procesarea comenzilor

Comenzile de pe orice marketplace conectat sunt preluate în program și în funcție de setările făcute se poate emite automat și avizul de livrare ce scade produsele de pe stoc iar noul stoc este transmis înapoi către toate site-urile conectate. În acest fel se evită comenzile pentru care nu există stoc.

În câteva secunde poți emite facturile, garanțiile, AWB-urile și alte documente aferente pe care le poți imprima fără prea mult efort cu Printer Queues

Transmiterea stocurilor către site-uri externe interconectate

Stocurile sunt sincronizate în timp real, de fiecare dată când se înregistrează o mișcare (recepție, vânzare, transfer, consum) acestea fiind transmise în fundal o dată pe minut.

În același timp se pot efectua vânzări și din magazinele fizice, iar schimbările de stoc sunt automat sincronizate cu sistemele externe.

Procesăm comenzile de pe shoprenter.hu!

ERP-ul nostru de vânzări CloudSales, are o nouă integrare, cu o nouă platformă e-commerce shoprenter.hu – astfel numărul de platforme e-commerece integrate a crescut la 15!

Shoprenter.hu este o platformă e-commerce destinată utilizatorilor din Ungaria, transparentă și ușor de folosit

Procesul de interconectare pentru vânzările prin marketplace

La integrarea inițială cu site-ul se va prelua nomenclatorul de produse de pe site împreună cu poze, descrieri și caracteristici. Pentru produsele care deja există în ERP se va crea o conexiune pe baza codului de produs. Este vital ca produsele să aibă același cod produs atât în ERP cât și pe platformele conectate. Asfel se vor crea produse noi, iar stocul nu se va transmite corect. Pentru produsele noi, se va crea în mod automat o fișă de produs care conține toate detaliile acestuia.

Funcționalitate:

Comenzile plasate pe webshop se preiau prin API în ERP, unde se facturează și se emite AWB.

La fiecare schimbare de stoc (vânzare, transfer între puncte de lucru, recepție, bon consum, aviz de livrare), ERP-ul transmite către site stocul actualizat în timp real.

Procesul de prelucrare a comenzilor poate să fie automatizat astfel:

• pentru cazurile în care produsele se comercializează în sistem de dropship (sunt expediate din stocul furnizorului) se poate seta să se adauge automat pe un necesar de achiziții, astfel se trimite o singură comandă la furnizor
• autoemitere facturi proforme sau fiscale, pe baza unor reguli definite de stoc din anumite serii preferate
• autoemitere AWB pe baza regulilor definite
• trimitere automată a facturilor prin email
• listare automată pentru picker-list
• corelare statusuri interne la comenzi cu statusurile de pe webshop, astfel la emitere factură sau AWB se vor trimite pe site statusurile dorite
• setare adaos la prețul transmis din ERP către site

Întregul flux de integrare a platformelor ecommerce și marketplace-urilor în CloudSales ERP, precum și lista platformelor integrate, poate fi consultat aici https://www.cloudsales.ro/vanzari-prin-marketplace/

Gestionează cu ușurință comenzile marketplace

CloudSales ERP, este un mini-ERP care a dezvoltat uneltele necesare pentru automatizarea procesul de prelucrare a comenzilor. Astfel de-a lungul timpului am integrat în ERP-ul nostru o serie de marketplace-uri, pentru a putea factura și onora comenzile într-un singur sistem unificat, care se poate lega și de vânzările din magazinele fizice, cu casa de marcat.

Procesul de interconectare și funcționalitate vânzări prin marketplace

În cele mai multe cazuri, trebuie să ai deja un cont pe marketplace-ul extern, iar pe unele dintre acestea trebuie să fie și lista de produse încărcată în sistem, având în vedere că la prima interconectare se vor prelua produsele de pe sistemul extern astfel:

• pentru fiecare produs nou, se va crea o fișă în care se vor prelua toate detaliile acestuia (denumire, descriere, imagini, caracteristici)
• pentru produsele existente în ERP care au același cod ca cele din marketplace, se va lega produsul extern cu cel din ERP (în cazul în care același produs apare pe mai multe marketplace-uri și are același cod, se va lega de fișa din nomenclator, iar la transmiterea stocurilor, se va transmite către toate marketplace-urile).

Preluarea comenzilor

Comenzile de pe toate markeplace-urile conectate sunt preluate în CloudSales ERP și în funcție de setările efectuate se poate emite automat și avizul de livrare, documentul nefiscal care scade produsele de pe stoc, iar noul stoc este transmis înapoi către toate marketplace-urile și site-urile conectate. Astfel se evită comenzile pentru care nu există stoc suficient.

Cu doar câteva click-uri poți emite facturile, garanțiile, AWB-urile și alte documente aferente pe care le poți imprima rapid cu Printer Queues

La unele marketplace-uri integrate cu ERP-ul poți seta să se emită automat factura fiscală și AWB-ul, în anumite condiții de stoc, sau în lipsa stocului produsele se adaugă automat pe un necesar de comandat de la furnizor, astfel cu câteva click-uri poți plasa și comenzi la furnizori.

Transmiterea stocurilor către site-uri externe interconectate

La fiecare schimbare de stoc (recepție, vânzare, transfer, consum), stocurile sunt sincronizate în timp real, acestea fiind automat actualizate pe toate marketplace-urile conectate.

În același timp se pot efectua vânzări și din magazinele fizice, iar schimbările de stoc sunt automat sincronizate cu sistemele externe.

Marketplace-uri integrate

Platforme ecommerce integrate

Prezentare preluare și transmitere pachete de date: