Author: Admin

Studiu de Caz: Cum 112 Coffee își Optimizează Operațiunile de Producție și Vânzare cu BOCP CloudSales ERP

Descoperă cum 112 Coffee, o prăjitorie de cafea de specialitate și coffee house din România, a implementat soluția ERP BOCP CloudSales pentru a integra și eficientiza operațiunile complexe, de la producția și trasabilitatea loturilor de cafea, la gestionarea stocurilor în timp real și vânzarea multi-canal (magazine fizice, online B2C și B2B).

Introducere

Într-o piață competitivă cum este cea a cafelei de specialitate, eficiența operațională, controlul strict al calității și o experiență client excepțională sunt esențiale. 112 Coffee, un nume rezonant în peisajul cafelei de calitate din România, s-a confruntat cu provocările inerente unei afaceri în creștere, cu multiple puncte de lucru și canale de vânzare. Pentru a depăși aceste provocări și a susține dezvoltarea, 112 Coffee a ales să implementeze suita de soluții integrate BOCP CloudSales ERP, un sistem dezvoltat în România și adaptat specificului local. Acest studiu de caz detaliază colaborarea dintre 112 Coffee și BOCP, evidențiind implementările cheie și beneficiile obținute.

Despre Client: 112 Coffee – Pasiune pentru Cafea de Specialitate

Inspirându-ne din pagina lor “Despre Noi”, 112 Coffee nu este doar o afacere, ci o poveste despre pasiune, calitate și comunitate. Născută din dorința de a oferi o experiență autentică a cafelei de specialitate, 112 Coffee își prăjește propria cafea, selectând cu grijă boabe verzi din origini renumite. Misiunea lor este de a aduce în ceașca clienților complexitatea și aromele unice ale cafelei proaspăt prăjite.

Operațiunile 112 Coffee s-au extins, incluzând:

1. Prăjitoria și Depozitul Central: Locul unde magia începe – recepția cafelei verzi, procesul de prăjire, producția loturilor, ambalarea și gestionarea stocului central.
2. 112 Coffee House: Punctul de vânzare principal, unde clienții pot savura cafeaua proaspăt preparată și pot achiziționa cafea boabe sau măcinată.
3. Bottega Transilvana: Un concept complementar, oferind produse artizanale locale, foccacia, croissant, prosecco și alte delicatese, alături de cafeaua 112.
4. Canale de Vânzare Online: Prezență pe platforma Shopify pentru clienții B2C și o platformă B2B dedicată partenerilor HoReCa sau revânzătorilor.
5. Comenzi Diverse: Preluarea comenzilor telefonice sau prin WhatsApp.

Această diversitate operațională a generat nevoia unei soluții centralizate pentru managementul eficient al resurselor.

Provocarea: Managementul Integrat al unei Afaceri Complexe

Creșterea 112 Coffee a adus cu sine provocări semnificative:

• Managementul Stocurilor: Necesitatea unei vizibilități clare și în timp real asupra stocurilor de materii prime (cafea verde, ambalaje), produse finite (cafea prăjită în diverse sortimente și gramaje), și produse vândute în Bottega, sincronizate între depozit, cele două locații fizice și platformele online.
• Producție și Trasabilitate: Urmărirea riguroasă a procesului de prăjire, gestionarea rețetelor, a loturilor de materie primă utilizate și a loturilor de produs finit, conform cerințelor legale de trasabilitate.
• Vânzări Multi-Canal: Centralizarea comenzilor venite din Shopify, platforma B2B, POS-urile din locații, telefon și WhatsApp, pentru procesare eficientă și rezervarea automată a stocului.
• Facturare și Documente: Generarea rapidă și corectă a facturilor, avizelor și AWB-urilor pentru toate tipurile de comenzi.
• Operațiuni POS Eficiente: Nevoia unui sistem POS rapid, intuitiv, conectat la stocul central și la casele de marcat fiscale pentru cele două puncte de vânzare.
• Management Echipamente: Urmărirea echipamentelor (expresoare, râșnițe) oferite în custodie sau chirie clienților B2B.

Soluția: Implementarea Personalizată a Modulelor BOCP CloudSales ERP

Pentru a răspunde acestor nevoi complexe, 112 Coffee a implementat o suită de module din ecosistemul BOCP, fiecare adresând o componentă specifică a afacerii, dar funcționând integrat:

1. CloudGest – Gestiunea Stocurilor în Cloud:
   • Ce face: Modulul central pentru managementul avansat al stocurilor, permițând urmărirea cantitativă și valorică, managementul pe gestiuni multiple (depozit, coffeeshop, Bottega), NIR-uri, transferuri între gestiuni, inventariere.
   • Implementare la 112 Coffee: Gestionează intrările de cafea verde și ambalaje, stocurile de produse finite (cafea prăjită pe loturi), produsele din Bottega Transilvana. Asigură sincronizarea stocurilor în timp real între toate punctele de lucru și canalele de vânzare, eliminând riscul de a vinde produse indisponibile.
2. BOCP Producție:
   • Ce face: Modul dedicat firmelor cu activitate de producție, permițând definirea rețetelor (norme de consum), lansarea comenzilor de producție, gestionarea consumurilor de materii prime pe loturi și obținerea produselor finite, de asemenea, pe loturi.
   • Implementare la 112 Coffee: Esențial pentru activitatea de prăjire. Se definesc rețetele pentru fiecare sortiment de cafea, se lansează comenzi de producție (ex: prăjirea unui lot de Yirgacheffe), se înregistrează consumul specific de cafea verde (cu lotul său) și se generează lotul de produs finit (cafea prăjită). Acest modul asigură trasabilitatea completă, un aspect critic conform legislației în vigoare, permițând identificarea rapidă a materiilor prime folosite pentru orice lot de cafea vândut.
3. CloudSales – Conectare Multi-Platformă:
   • Ce face: Nucleul pentru vânzările online, conectând ERP-ul la diverse platforme eCommerce (Shopify, în acest caz) și marketplace-uri. Centralizează comenzile, sincronizează stocurile și prețurile.
   • Implementare la 112 Coffee: Preia automat comenzile plasate pe magazinul online Shopify, le centralizează în BOCP pentru procesare unitară (picking, facturare, AWB), rezervă stocul aferent și actualizează statusul comenzii în Shopify.
4. Platforma Comenzi B2B:
   • Ce face: Oferă partenerilor de afaceri (clienți HoReCa, distribuitori) o interfață dedicată pentru plasarea comenzilor direct în ERP-ul furnizorului, vizualizând stocuri și prețuri personalizate.
   • Implementare la 112 Coffee: Clienții B2B pot plasa comenzi direct în sistemul BOCP, vizualizând disponibilitatea produselor și beneficiind de prețuri speciale sau discounturi negociate, eficientizând fluxul de comenzi engros.
5. CloudBill – Facturier Online:
   • Ce face: Modul pentru emiterea rapidă și gestionarea facturilor, proformelor, avizelor, chitanțelor, integrat cu gestiunea și vânzările. Include funcționalități de facturare recurentă și trimitere automată pe email.
   • Implementare la 112 Coffee: Utilizat pentru generarea automată sau manuală a facturilor pentru comenzile din toate canalele (Shopify, B2B, telefonice, POS), generarea avizelor de însoțire a mărfii și a documentelor necesare pentru expediere (integrare AWB curieri).
6. CloudBillPOS – Soluție POS Integrată:
   • Ce face: Interfață de vânzare modernă pentru magazine fizice, optimizată pentru touchscreen, conectată direct la CloudGest pentru actualizarea stocurilor în timp real și la CloudBill pentru emiterea bonurilor fiscale și a facturilor direct de la punctul de vânzare. Se integrează cu case de marcat fiscale.
   • Implementare la 112 Coffee: Echipate cu CloudBillPOS, atât 112 Coffee House, cât și Bottega Transilvana înregistrează vânzările rapid, actualizează stocul centralizat instantaneu și emit bonuri fiscale/facturi conform legislației.
7. CRM Dispecerat Service:
   • Ce face: Modul pentru gestionarea activităților de service, mentenanță și a echipamentelor închiriate sau lăsate în custodie clienților. Permite urmărirea istoricului intervențiilor și a statusului echipamentelor.
   • Implementare la 112 Coffee: Folosit pentru a ține evidența expresoarelor și râșnițelor oferite partenerilor B2B (HoReCa), facilitând gestionarea contractelor de custodie/închiriere și a eventualelor solicitări de service.

Clientul Povestește: Experiența 112 Coffee cu BOCP CloudSales

Nimic nu ilustrează mai bine beneficiile parteneriatului decât perspectiva clientului. Te invităm să urmărești un interviu detaliat în care echipa 112 Coffee prezintă concret cum utilizează modulele BOCP CloudSales în operațiunile zilnice:

Rezultate și Beneficii Obținute

Implementarea suitei BOCP CloudSales a adus beneficii tangibile pentru 112 Coffee:

• Centralizare și Control: O platformă unică pentru gestionarea tuturor aspectelor afacerii, de la producție la vânzarea finală.
• Eficiență Operațională: Automatizarea preluării comenzilor online, generarea documentelor și actualizarea stocurilor a redus timpul administrativ și erorile umane.
• Acuratețea Stocurilor: Sincronizarea în timp real previne supra-vânzarea și oferă o imagine clară asupra disponibilității produselor.
• Trasabilitate și Conformitate: Respectarea cerințelor legale privind trasabilitatea loturilor de cafea, de la bobul verde la ceașca clientului.
• Experiență Client Îmbunătățită: Procesare mai rapidă a comenzilor, informații corecte despre stoc și o experiență fluidă la punctele de vânzare fizice.
• Scalabilitate: Sistemul este pregătit să susțină creșterea viitoare a afacerii 112 Coffee.
• Optimizarea Vânzărilor B2B: Proces simplificat și transparent pentru partenerii de afaceri.

Concluzie

Studiul de caz 112 Coffee demonstrează cum o soluție ERP flexibilă și adaptată specificului local, precum BOCP CloudSales, poate transforma operațiunile unei afaceri complexe din industria cafelei de specialitate. Prin integrarea modulelor de gestiune stocuri, producție cu trasabilitate, conectare multi-platformă, facturare online, POS, B2B și CRM Service, 112 Coffee a obținut un control sporit, eficiență maximizată și o bază solidă pentru dezvoltare continuă.

.

Ești gata să optimizezi operațiunile afacerii tale?

Descoperă cum suita BOCP CloudSales te poate ajuta să centralizezi gestiunea, să controlezi producția și să îți extinzi vânzările.

Ce vrei să știi despre RO eTransport?

RO eFactura și RO eTransport sunt cele mai dezbătute subiecte ale anului 2024 în domeniul antreprenoriatului.

Și mai ales, începând de la 1 Iulie, de când ANAF prin Direcția Generală Antifraudă Fiscală a început să desfășoare acțiuni ample de control având ca principal scop creșterea gradului de colectare a impozitelor și taxelor datorate bugetului de stat și întărirea capacității de urmărire și colectare a sumelor datorate bugetului de stat, mai ales în cazul transporturilor de bunuri, unde doar în primele patru zile ale lunii Iulie au fost aplicate sancțiuni de peste 20 milioane de lei.

Prin acest articol vrem să facem puțină lumină și să încercăm să răspundem celor mai frecvente întrebări atât ale clienților noștri care utilizează modulul eTransport din cadrul ERP-ului BOCP® CloudSales, cât și ale celor care se lovesc zilnic de nevoia de a genera acel cod UIT conform legislației fiscale.

Ce este un cod UIT?

Codul UIT reprezintă un cod unic generat de sistemul RO eTransport prin care se identifică bunurile cu risc fiscal ridicat transportate într-o relație comercială, transport desfășurat pe teritoriul României și transporturi internaționale de bunuri care încep sau se termină pe teritoriul României.

Cine are obligația declarării transporturilor în sistemul RO e-Transport?

Declararea transporturilor de bunuri în sistemul RO e-Transport, conform art 8 alin. (1) OUG 41/2022 revine următoarelor tipuri de utilizatori:

• destinatarului înscris în declaraţia vamală de import, respectiv expeditorului înscris în declaraţia vamală de export, în cazul bunurilor cu risc fiscal ridicat care fac obiectul operaţiunilor de import sau export, după caz;
• beneficiarului din România, în cazul achiziţiilor intracomunitare de bunuri cu risc fiscal ridicat;
• furnizorului din România, în cazul tranzacţiilor interne sau al livrărilor intracomunitare de bunuri cu risc fiscal ridicat, după caz;
• depozitarului, în cazul bunurilor cu risc fiscal ridicat care fac obiectul tranzacţiilor intracomunitare aflate în tranzit, atât pentru bunurile descărcate pe teritoriul României spre depozitare sau pentru formarea unui nou transport din una sau mai multe partide de bunuri, cât şi pentru bunurile încărcate după depozitare sau după formarea unui nou transport pe teritoriul naţional din una sau mai multe partide de bunuri.

Importat de reținut: Declarantul este mereu entitatea română!

Categoriile de vehicule rutiere care fac obiectul monitorizării în sistemul RO e-Transport sunt cele care au o masă maximă tehnic admisibilă de minimum 2.5 tone, încărcate cu bunuri cu o masă brută totală mai mare de 500 kg sau o valoare totală mai mare de 10000 lei, aferente cel puțin unei partide de bunuri care face obiectul transportului, iar în cazul bunurilor transportate prin firmele de curierat (doar prestatori de servicii poștale), cele care au o valoare de peste 10000 lei și o greutate peste 31.5 kg/AWB (partidă de marfă).

Cine trebuie să dețină codul unic UIT?

Persoanele care trebuie să dețină codul UIT sunt:

• Operatorii de transporturi rutiere (șoferii) în format fizic sau online, însoțit de documentul care justifică bunurile cu risc fiscal ridicat pe care le transportă
• Operatorii economici care transportă bunuri cu risc fiscal ridicat proprii, în nume propriu, cu vehicule care îi aparțin, trebuie să dețină și să prezinte codul UIT în format fizic sau online împreună cu documentul care însoțește transportul.

Cât timp este valabil codul UIT?

Datele pentru generarea codului UIT se completează cu maxim 3 zile înainte de data transportului, nu mai târziu de punerea efectivă în mișcare a vehicului pe drumurile publice și are o valabilitate de 5 zile calendaristice în cazul transportului național, respectiv 15 zile calendaristice în cazul achizițiilor intracomunitare de bunuri aflate în tranzit pe teritoriul României și a operațiunilor comerciale prevăzute la art 2 pct 9 lit. g) și j) din OUG nr. 41/2022, începând cu data declarată pentru începerea transportului.

Utilizarea codului UIT de către operatorul de transport rutier peste termenul de valabilitate este interzisă. Dacă din orice motiv transportul declarat în sistemul RO e-Transport nu este finalizat în termenul de valabilitate a codului UIT, trebuie reluată operațiunea de declarare a transportului și obținerea unui nou cod UIT.

În funcție de tipul operațiunii, un cod UIT este valabil de la un anumit punct până într-un anumit punct.

Care sunt neregulile pentru care se aplică sancțiuni și care este valoarea contravențiilor?

Cu excepția utilizatorilor care au statutul de operator economic autorizat (AEO) pentru care aplicarea de sancțiuni va intra în vigoare de la 1 Ianuarie 2025, nerespectarea obligației de încărcare a datelor în sistemul RO e-Transport se sancționează cu amendă de la 10000 lei la 50000 lei în cazul persoanelor fizice și 20000 lei la 100000 lei în cazul persoanelor juridice, precum și confiscarea contravalorii bunurilor nedeclarate.

Contravenția se aplică și în cazul utilizării codului UIT peste termenul de valabilitate al acestuia, declararea în sistemul RO e-Transport a unor cantități diferite de cele care fac obiectul transportului de bunuri, precum și descărcarea pe teritoriul României a bunurilor care fac obiectul tranzacțiilor intracomunitare aflate în tranzit, cu excepția celor care fac obiectul depozitării sau formării unui nou transport din una sau mai multe partide de bunuri.

Cod QR Casa Verde afișat pe facturi fiscale generate în CloudSales ERP

Conform anunțului pe afm.ro https://www.afm.ro/main/programe/sisteme_fotovoltaice/2024/detalii_cod_qr_factura_fotovoltaice_2023.pdf

“Factura care se va incarca in cadrul platformei trebuie să contina codul QR. In cadrul acestuia este obligatoriu sa fie cuprinse informațiile de mai jos, în ordinea menționată si in formatul mentionat. Separatorul dintre două informații va fi caracterul | (bară verticală)”

Astfel este necesară generarea unui cod QR pentru facturile emise către persoane fizice și entități de cult.

Generarea codulul QR este automată și este nevoie doar de intervenție minimă din partea utilizatorului:

Facturile care conțin invertoare și panouri care sunt decontate prin programul casa verde au cateva cerințe speciale:

1) produsele de tip invertor trebuie să aibă undeva în denumire cuvântul Invertor pentru ca programul să-l trateze în regim special

2) produsele de tip panou solar trebuie să aibă undeva în denumire cuvântul panou pentru ca programul să-l trateze în regim special

3) la adăugarea invertoarelor și panourilor, înainte de adăugare pe factura, trebuie completate seriile unice pentru garanție, aceste serii se vor pune automat în codul QR

4) sub factură trebuie bifată opțiunea pentru a activa codul QR Casa Verde

5) în partea de jos a facturii, pe factura deschisă, trebuie completată puterea instalată (numeric)

6) sediul contactului către care se emite factura trebuie să fie conform datelor din cartea de identitate sau adresa de implementare menționată în extrasul de carte funciară pentru unitățile de cul, conform mențiunilor din anunțul AMF: “Informațiile ce trebuie completate la punctele 4, 5, 6, 7, 8 se referă la adresa locului de domiciliu menționată în cartea de identitate a persoanei fizice, respectiv la adresa de implementare menționată în extrasul de carte funciară pentru unitățile de cult. În situația în care anumite informații nu sunt aplicabile, se va completa câmpul cu caracterul “-”(minus, fără ghilimele).”

Factura se emite și se salveaza ca și orice altă factura iar codul QR va fi afișat automat in secțiunea de mențiuni

Tutorial utilizare: https://kb.bocp.eu/view/0/891-afisare-cod-qr-casa-verde-pe-facturi-fiscale.html

Ce este DSA (Regulamentul privind serviciile digitale) și ce măsuri poți lua pentru a te asigura că respecți prevederile acestuia?

Recent eMag a lansat o informare „Împreună pentru un spațiu digital mai sigur” privind modificarea Termenilor și condițiilor de pe platforma respectivă odată cu intrarea în vigoare a Regulamentului privind o piață unică pentru serviciile digitale, din 17 Februarie 2024

DSA (Digital Services ACT) reprezintă Regulamentul (UE) 2022/2065 al Parlamentului European și al Consiliului din 19 octombrie 2022 privind o piață unică pentru serviciile digitale și de modificare a Directivei 2003/31/CE (Regulamentul privind serviciile digitale/DSA). Acesta își produce efectele începând cu data de 25 august 2023 și se va aplica în toate statele membre începând cu data de 17 februarie 2024.

Așadar, fie că ești vânzător pe eMag Marketplace, fie că ai un site pe o platformă de vânzări online sau vinzi prin orice sursă online, acest regulament ți se aplică și ție!

La nivel național, în România, ANCOM (Autoritatea Națională pentru Administrare și Reglementare în Comunicații) este instituția responsabilă de aplicarea Regulamentului de către furnizori și asigurarea respectării acestuia.

Ce măsuri poți lua pentru a te asigura că respecți prevederile Regulamentului DSA și să nu riști să fii sancționat?

1. În primul rând transparență. Să te asiguri că sunt afișate la vedere informațiile companiei tale, iar acestea includ toate informațiile obligatorii cerute de lege. Vezi aici ce informații trebuie afișate și cum poți face acest lucru în BOCP
2. Informațiile pe care le prezinți să fie conforme cu realitatea, cu legea și să fie suficiente:
   ► informații contractuale privind contractele la distanță
   ► informații reale privind descrierea produselor, caracteristici, producător, etichetă, ambalaj
   ► licențe și autorizații valabile
   ► informare cu privire la produsele care pot aduce prejudicii sau vătămări corporale
   ► respectarea drepturilor de autor, a designului, mărcilor comerciale, drepturilor de brevet
3. Conținutul să nu promoveze defăimare, discriminare, instigare la ură sau la violență, sau alte elemente care ar putea produce efecte negative.
4. Măsuri pentru protecția minorilor. Anumite site-uri au implementată limită minimă la care se pot plasa comenzi, 18 ani sau restricții pe anumite pagini dacă acestea au conținut pornografic sau cu tentă sexuală mai ales în cazurilor site-urilor pe care sunt comercializate astfel de produse și materiale.
5. Să fie bine delimitate și informate canalele de contact prin care clienții tăi pot realiza sesizări și reclamații. Ideal ar fi un formular de contact.
6. Să implementezi la nivelul firmei tale un sistem intern de soluționare a plângerilor și să revii cu un răspuns la clienții tăi în termenul indicat prin lege.
7. Respectarea drepturilor clienților conform Regulamentului GDPR 679/2016.
8. Implementarea unor sisteme de securitate care să protejeze datele cu caracter personal ale clienților tăi.